Jak porównać oferty na meble restauracyjne od różnych dostawców

Podczas pozyskiwania mebli do restauracji, kawiarni, hotelu lub obiektu hotelarskiego, otrzymanie kilku ofert może wydawać się prostym sposobem na znalezienie najlepszej ceny. W praktyce porównaniemeble restauracyjnesprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ dostawcy nie zawsze składają oferty na podstawie dokładnie tych samych specyfikacji, ilości, materiałów, warunków dostawy czy poziomu usług.

Jeden dostawca może zaoferować niższą cenę jednostkową, ale bez opakowania i wysyłki. Inny może wycenić krzesło wyżej, ponieważ ma mocniejszą ramę, lepszą tapicerkę, dodatkowe testy lub dłuższą gwarancję. Trzeci dostawca może zaoferować konkurencyjną cenę, ale znacznie dłuższy czas realizacji zamówienia.Z tego powodu najtańsza oferta niekoniecznie jest najlepszą ofertą.

Właściwym podejściem jest najpierw ujednolicenie wymagań, dokładne porównanie tego, co oferują poszczególni dostawcy, obliczenie całkowitego oczekiwanego kosztu, a następnie uwzględnienie jakości, dostawy, warunków i rzetelności dostawcy.

Zacznij od porównania specyfikacji tych samych mebli

Zanim porównasz ceny, upewnij się, że każdy dostawca podaje ofertę na ten sam produkt.

To jest najważniejszy krok.

Jeżeli Dostawca A wycenia standardowe krzesło restauracyjne, a Dostawca B wycenia krzesło wykonane na zamówienie, z ulepszoną tapicerką, nie można porównywać tych dwóch cen w sposób uczciwy.

Specyfikacja mebli powinna określać:

• Model lub numer referencyjny produktu
• Ilość
• Wymiary
• Materiał ramy
• Konstrukcja siedziska i oparcia
• Tapicerka
• Wymagania dotyczące pianki lub amortyzacji
• Skończyć
• Kolor
• Nośność
• Wymagania testowe
• Personalizacja
• Opakowanie
• Miejsce dostawy
• Wymagania gwarancyjne

Niedawno przeprowadzona analiza kosztów wyposażenia restauracji zalecała w podobny sposób porównanie kodów artykułów, ilości, wymiarów, materiałów, wykończeń, oczekiwań dotyczących pakowania i założeń dotyczących dostawy przed uznaniem ofert dostawców za porównywalne.

Przykład: Standaryzacja wyceny krzeseł restauracyjnych

Wyślij tę samą specyfikację do każdego dostawcy. To stworzy o wiele bardziej wiarygodną podstawę do porównań.

Rozbij zakres oferty każdego dostawcy

Nigdy nie porównuj wyłącznie ceny ofertowej.Prawidłowa oferta cenowa powinna jasno określać, co jest wliczone w cenę, a co nie.W przypadku mebli restauracyjnych należy wziąć pod uwagę co najmniej następujące kategorie kosztów:

• Meble same w sobie
• Personalizacja
• Tapicerka
• Specjalne wykończenia
• Próbki
• Opakowanie
• Kontrola jakości
• Fracht
• Ubezpieczenie
• Cła celne
• Podatki
• Opłaty portowe lub terminalowe
• Dostawa lokalna
• Instalacja
• Części zamienne
• Serwis posprzedażowy

Nie każdy projekt będzie wiązał się ze wszystkimi tymi kosztami, ale każdy z nich należy wziąć pod uwagę.

Arkusz porównawczy ofert mebli restauracyjnych

Celem tej tabeli nie jest narzucenie wszystkim dostawcom identycznych warunków handlowych. Ma ona na celu uwidocznienie różnic.

Porównaj całkowity koszt zamiast ceny jednostkowej

Cena jednostkowa jest przydatna, jednak nie powinna być wartością decydującą o ostatecznym wyniku.

Załóżmy, że potrzebujesz 300 krzeseł restauracyjnych:

• Dostawca A: 45 funtów za krzesło
• Dostawca B: 49 GBP za krzesło
• Dostawca C: 52 GBP za krzesło

Na pierwszy rzut oka Dostawca A wydaje się oczywistym wyborem.Wyobraźmy sobie jednak, że cytaty te w rzeczywistości zawierają:

Dostawca oferujący najniższą cenę jednostkową nie jest już dostawcą oferującym najniższy szacowany koszt projektu.Dlatego kupujący powinni obliczyć całkowity koszt lądowania lub, w stosownych przypadkach, całkowity koszt projektu.

◊ Jaki jest całkowity koszt lądowania?

Całkowity koszt dostawy to koszt dostarczenia mebli do wymaganego miejsca przeznaczenia, obejmujący odpowiednie koszty zakupu, transportu i importu.

W zależności od transakcji może to obejmować:

Koszt produktu + opakowanie + transport + ubezpieczenie + cło + podatki + opłaty za dostawę + dostawa lokalna

Dokładne składniki zależą od umowy handlowej i miejsca przeznaczenia.

Jeśli importujesz meble, wyjaśnij ustalone warunki Incoterms, zamiast zakładać, że „wliczona wysyłka” oznacza dostawę do Twojej siedziby.

Międzynarodowa Izba Handlowa wyjaśnia, że ​​Incoterms® 2020 definiują odpowiedzialność, koszty i ryzyko między kupującymi a sprzedającymi zgodnie z uznanymi regułami handlowymi. Na przykład, w ramach FOB, sprzedawca dostarcza towar na pokład statku w oznaczonym porcie załadunku, po czym kupujący ponosi koszty i ryzyko określone w tej regule.

Podobnie w ramach DDP sprzedawca bierze na siebie odpowiedzialność za dostawę do wskazanego miejsca przeznaczenia, włączając w to odprawę importową oraz obowiązujące cła i podatki zgodnie z tą zasadą.

◊ Ważne: Porównuj podobne rzeczy

Jeżeli jeden dostawca podaje cenę FOB, a inny cenę DDP, ich ceny nie mogą być bezpośrednio porównywalne.

Obok każdego cytatu należy podać dokładny termin handlowy.

Na przykład:

• Dostawca A — FOB nazwa portu
• Dostawca B — port docelowy oznaczony CIF
• Dostawca C — miejsce dostawy wskazane przez DDP

Należy również zapisać cel podróży i wymienioną lokalizację.W wytycznych Incoterms Międzynarodowej Izby Handlowej wskazano, że różne zasady w odmienny sposób rozdzielają koszty, odpowiedzialność i ryzyko, dlatego przy porównywaniu ofert należy brać pod uwagę warunki handlowe.

Porównaj terminy realizacji i warunki zamówień

Cena to tylko jeden z elementów zakupu mebli restauracyjnych.Jeśli meble zostaną dostarczone po dacie otwarcia restauracji, tańsza oferta może okazać się droższą decyzją.

Poproś każdego dostawcę o dostarczenie:

• Czas realizacji próbki
• Czas realizacji produkcji
• Czas wysyłki
• Przewidywana data dostawy
• MOQ
• Warunki płatności
• Ważność oferty
• Harmonogram produkcji
• Warunki anulowania
• Warunki zlecenia zmiany

❖ Czas realizacji produkcji

Oddzielne zatwierdzanie próbek od produkcji.

Na przykład:

Zatwierdzenie specyfikacji → Próbka → Zatwierdzenie próbki → Produkcja → Kontrola jakości → Pakowanie → Wysyłka → Dostawa

Dostawcę, który podaje termin „sześć tygodni”, nie wyjaśniając, co obejmuje ten okres, trudno będzie porównać z innym dostawcą, który wyraźnie oddziela produkcję od wysyłki.

❖ Minimalna ilość zamówienia

Minimalne zamówienie (MOQ) może również mieć wpływ na rzeczywistą wartość oferty.

Jeżeli potrzebujesz 150 krzeseł, a dostawca wymaga 300 sztuk, nie powinieneś traktować ceny 300 sztuk jako równowartości oferty dostawcy, który jest gotowy dostarczyć 150 sztuk.

Zapytaj czy:

• Minimalne zamówienie podlega negocjacjom
• Cena ulega zmianie przy mniejszych ilościach
• Dodatkowe jednostki mogą być przechowywane do wykorzystania w przyszłości
• Ten sam model można zamówić później

❖ Warunki płatności

Dwóch dostawców może podać taką samą cenę całkowitą, ale stosować zupełnie różne struktury płatności.

Porównywać:

• Procent depozytu
• Płatność salda
• Kamień milowy płatności
• Termin płatności
• Akceptowane metody płatności
• Warunki rozpoczęcia produkcji

Zapisz te terminy w arkuszu porównawczym.

Sprawdź różnice w jakości i cenie

Różnica w cenie często odzwierciedla rzeczywistą różnicę w produkcie.Krzesło restauracyjne za 40 funtów i krzesło restauracyjne za 60 funtów mogą wyglądać podobnie na zdjęciu, ale różnią się:

• Konstrukcja ramy
• Grubość materiału
• Jakość spawania
• Specyfikacja drewna
• Piana
• Tapicerka
• Sprzęt komputerowy
• Skończyć
• Testowanie
• Kontrola jakości
• Gwarancja
• Oczekiwany okres użytkowania

Dlatego też oprócz cen należy również brać pod uwagę specyfikacje.

Zapytaj, co otrzymujesz, aby zobaczyć różnicę

Jeżeli Dostawca B jest o 15% droższy, zapytaj:

Jaką dodatkową wartość daje te 15%?

Może obejmować:

• Lepsza trwałość komercyjna
• Mocniejsza konstrukcja
• Lepsza tapicerka
• Wykończenie na zamówienie
• Bardziej szczegółowa kontrola jakości
• Lepsze opakowanie
• Szybsza dostawa
• Dłuższa gwarancja
• Bardziej kompleksowe wsparcie posprzedażowe

Wyższa cena nie oznacza automatycznie lepszej jakości. Ważne jest pytanie, czy dodatkowy koszt zapewnia znaczącą wartość dla Twojego projektu.

✦ Przykład porównania jakości

Kupujący może następnie zdecydować, czy dodatkowe koszty poniesione przez Dostawcę B są uzasadnione.

Sprawdź próbkę przed wyborem dostawcy

Jeśli zamówienie jest duże, poproś o próbkę fizyczną.Oferta cenowa informuje o tym, co obiecuje dostawca. Próbka pozwala sprawdzić, jak produkt faktycznie wygląda i jak się sprawdza.

Sprawdzać:

➫ Wymiary

Zmierz krzesło lub stół i porównaj wyniki ze specyfikacją.

Budowa

Sprawdzać:

• Stawy
• Spoiny
• Wyrównanie ramki
• Nogi
• Elementy złączne
• Wzmocnienie
• Mocowanie siedziska

➫ Komfort

Wybierając miejsca w restauracji, weź pod uwagę:

• Wysokość siedziska
• Głębokość siedziska
• Podparcie pleców
• Twardość poduszki
• Pozycja podłokietnika
• Ogólna postawa

➫ Zakończ

Sprawdź:

• Nierówny kolor
• Zadrapania
• Słaba powłoka
• Szorstkie krawędzie
• Widoczne wady
• Niespójne wykończenie

➫ Tapicerka

Przyglądać się:

• Szycie
• Szwy
• Jakość tkaniny
• Podparcie piankowe
• Wykończenie narożników
• Spójność kolorów

Jeśli próbka zostanie zatwierdzona, upewnij się, że zatwierdzony model, materiał, wykończenie i odpowiednie specyfikacje zostały odnotowane w dokumentacji zakupu.

Porównaj doświadczenie dostawcy i możliwości produkcyjne

Sama wycena nie mówi nic na temat tego, czy dostawca będzie w stanie skutecznie zrealizować duży projekt.

Zapytaj o:

• Doświadczenie z meblami restauracyjnymi
• Podobne zrealizowane projekty
• Zdolność produkcyjna
• Proces kontroli jakości
• Możliwość powtarzania zamówień
• Doświadczenie personalizacji
• Doświadczenie eksportowe, jeśli ma to zastosowanie
• Wymiana i wsparcie posprzedażowe

W przypadku sieci restauracji szczególną uwagę należy zwrócić na możliwość dokonywania powtarzalnych zamówień.Wyobraź sobie, że otwierasz pięć sklepów oferujących ten sam fotel, a po sześciu miesiącach okazuje się, że producent nie jest w stanie wyprodukować dokładnie tego samego koloru ani modelu.Może to powodować niepotrzebne nieścisłości w projekcie.

Sprawdź, co się dzieje po dostawie

Dobre porównanie powinno również uwzględniać wsparcie posprzedażowe.

Zapytać:

• Co się stanie, jeśli krzesła dotrą do mnie uszkodzone?
• W jaki sposób rozwiązywane są problemy z niedoborami?
• Co się stanie, jeśli produkty nie będą zgodne z zatwierdzoną specyfikacją?
• Czy są dostępne części zamienne?
• Jak zgłaszać roszczenia gwarancyjne?
• Kto płaci za wadliwe zamienniki?
• Jak szybko zazwyczaj rozwiązuje się problemy?

Pytania te nie muszą mieć wpływu na cenę ofertową, mogą jednak znacząco wpłynąć na praktyczne ryzyko zakupu.

Jak wybierać spośród różnych ofert mebli restauracyjnych

Po znormalizowaniu ofert należy zastosować ustrukturyzowany system punktacji.

Na przykład:

Oceń każdego dostawcę według tych samych kryteriów.

Waga powinna odzwierciedlać projekt.

• Jeśli otwierasz restaurację i musisz dotrzymać ścisłego terminu, czas realizacji zamówienia może mieć większe znaczenie.
• W przypadku projektu hotelu wysokiej klasy ważniejsza może być jakość materiałów, wykończenie i personalizacja.
• W przypadku sieci restauracji prowadzących wiele placówek większą uwagę należy zwrócić na spójność oferty i możliwość dokonywania powtarzalnych zamówień.
  
  

Nie ignoruj ​​komunikacji z dostawcą

Jakość komunikacji może być ważnym wskaźnikiem praktycznym.

Podczas procesu wyceny należy wziąć pod uwagę, czy dostawca:

• Odpowiada na pytania jasno
• Zapewnia kompletne specyfikacje
• Szczerze mówiąc, ograniczenia flag
• Wyjaśnia terminy realizacji
• Dostarcza próbki szybko
• Rewizje dokumentów
• Reaguje konsekwentnie

Dostawca, który przedstawia nieco wyższą, ale szczegółową i przejrzystą wycenę, może być łatwiejszy we współpracy niż taki, który podaje nietypowo niską cenę, ale udziela niejasnych odpowiedzi.

Cytaty o czerwonych flagach w meblach restauracyjnych

Zachowaj ostrożność, gdy zobaczysz:

♦ Niezwykle niska cena

Cena znacznie niższa od konkurencyjnych ofert zasługuje na zbadanie.Zapytaj, co zostało wykluczone lub ograniczone.

♦ Brak specyfikacji

Jeżeli dostawca nie może wyraźnie określić materiałów, wymiarów, wykończenia lub konstrukcji, być może nie porównujesz równoważnych produktów.

♦ Brak wyraźnej daty dostawy

Unikaj podejmowania decyzji dotyczących krytycznego projektu na podstawie niejasnych obietnic, takich jak „szybka dostawa”.

♦ Niejasne Incoterms

Cena bez określonego miejsca dostawy lub warunków handlowych może sprawić, że wyliczenie kosztów całkowitych stanie się mało wiarygodne.

♦ Brak opcji próbki

W przypadku dużego zamówienia niestandardowego lub hurtowego brak możliwości lub chęci dostarczenia próbki może zwiększyć ryzyko zakupu.

♦ Niejasna gwarancja

Gwarancja powinna określać, co jest objęte gwarancją i jak długo ona trwa.

Praktyczny wzór wyceny mebli restauracyjnych

Przydatnym podejściem do zakupów jest:

Najlepszy dostawca ≠ Najniższa cena jednostkowa

Zamiast:

Najlepszy dostawca = Odpowiednia jakość + Porównywalna specyfikacja + Konkurencyjny całkowity koszt + Niezawodna dostawa + Akceptowalne ryzyko

Można również obliczyć koszt użytkowania w przeliczeniu na rok, porównując produkty o znacząco różnych oczekiwaniach co do trwałości.

Na przykład:

Szacowany koszt roczny = Całkowity koszt zakupu i dostawy ÷ przewidywany okres świadczenia usługi

Nie należy traktować tego jako dokładnej prognozy żywotności mebli. To po prostu narzędzie budżetowe, które zachęca kupujących do rozważenia długoterminowej wartości, a nie tylko do kierowania się ceną początkową.

Wniosek

Efektywne porównywanie ofert mebli restauracyjnych wymaga czegoś więcej niż zestawienia trzech cen jednostkowych.

Zacznij od podania każdemu dostawcy tej samej specyfikacji mebli. Następnie podziel każdą wycenę na koszt produktu, personalizację, opakowanie, wysyłkę, podatki, cła, dostawę i inne obowiązujące opłaty.

Następnie porównaj całkowity oczekiwany koszt, a nie tylko cenę jednostkową. Przeanalizuj różnice w cenach, obejrzyj próbki, sprawdź terminy realizacji i warunki zamówień oraz oceń możliwości produkcyjne i wsparcie posprzedażowe każdego dostawcy.

W przypadku zakupów międzynarodowych należy zwrócić szczególną uwagę na ustalone warunki Incoterms, ponieważ warunki takie jak EXW, FOB i DDP inaczej regulują koszty, odpowiedzialność i ryzyko.

Ostatecznie najlepsza oferta na meble restauracyjne to taka, która oferuje właściwe połączeniejakość, specyfikacja, całkowity koszt, niezawodność dostaw i wsparcie dostawcówdla Twojego konkretnego projektu.

Często zadawane pytania