Hvernig á að bera saman tilboð í veitingastaðarhúsgögn frá mismunandi birgjum

Þegar verið er að leita að húsgögnum fyrir veitingastað, kaffihús, hótel eða ferðaþjónustuverkefni getur það virst einfalt að fá nokkur tilboð til að finna besta verðið. Í reynd er samanburðurveitingastaðarhúsgögnTilboð eru flóknari vegna þess að birgjar gefa ekki alltaf tilboð með nákvæmlega sömu forskriftum, magni, efni, afhendingarskilmálum eða þjónustustigi.

Einn birgir gæti boðið lægra einingarverð en útilokað umbúðir eða sendingarkostnað. Annar gæti boðið hærra verð fyrir stól vegna þess að hann inniheldur sterkari grind, betri áklæði, viðbótarprófanir eða lengri ábyrgð. Þriðji birgir gæti boðið samkeppnishæft verð en haft mun lengri framleiðslutíma.Þess vegna er ódýrasta tilboðið ekki endilega það besta.

Rétta aðferðin er að staðla kröfurnar fyrst, bera saman nákvæmlega það sem hver birgir býður upp á, reikna út áætlaðan heildarkostnað og síðan taka tillit til gæða, afhendingar, skilmála og áreiðanleika birgja.

Byrjaðu á að bera saman sömu húsgagnaupplýsingar

Áður en þú berð saman verð skaltu ganga úr skugga um að allir birgjar séu að bjóða upp á sömu vöru.

Þetta er mikilvægasta skrefið.

Ef birgir A býður upp á venjulegan veitingastaðastól en birgir B ​​býður upp á sérsmíðaðan stól með uppfærðri áklæði, þá er ekki hægt að bera verðin tvö saman á sanngjarnan hátt.

Í forskrift húsgagnanna ætti að koma fram:

• Vörulíkan eða tilvísun
• Magn
• Stærðir
• Rammaefni
• Uppbygging sætis og baks
• Áklæði
• Kröfur um froðu eða púða
• Ljúka
• Litur
• Þyngdargeta
• Prófunarkröfur
• Sérstillingar
• Umbúðir
• Afhendingarstaður
• Ábyrgðarkröfur

Nýleg kostnaðargreining á húsgögnum fyrir veitingastaði mælir einnig með því að bera saman vörukóða, magn, stærðir, efnisviðmið, frágangsviðmið, pökkunarvæntingar og afhendingarforsendur áður en tilboð birgja eru meðhöndluð sem samanburðarhæf.

Dæmi: Staðlun tilboðs fyrir veitingastaðastól

Sendið sömu forskrift til allra birgja. Þetta skapar mun áreiðanlegri samanburðargrundvöll.

Sundurliðaðu hvað tilboð hvers birgja inniheldur

Berðu aldrei saman eitt og sér verðið á vörunni.Rétt verðtilboð ætti að koma skýrt fram hvað er innifalið og hvað er undanskilið.Fyrir veitingastaðarhúsgögn, skoðaðu að minnsta kosti þessa kostnaðarflokka:

• Húsgögnin sjálf
• Sérstillingar
• Áklæði
• Sérstök áferð
• Sýnishorn
• Umbúðir
• Gæðaeftirlit
• Frakt
• Tryggingar
• Tollgjöld
• Skattar
• Hafnar- eða flugstöðvargjöld
• Heimsending á staðnum
• Uppsetning
• Varahlutir
• Þjónusta eftir sölu

Ekki mun öll verkefni hafa allan þennan kostnað í för með sér, en það ætti að taka tillit til hvers og eins.

Samanburðarblað fyrir tilboð í húsgögnum veitingastaða

Tilgangur þessarar töflu er ekki að þvinga alla birgja til að uppfylla sömu viðskiptakjör. Hún er til að gera muninn sýnilegan.

Berðu saman heildarkostnað í stað einingarverðs

Einingarverðið er gagnlegt en það ætti ekki að vera endanleg ákvörðunartala.

Segjum sem svo að þú þurfir 300 veitingastaðastóla:

• Birgir A: 45 pund á stól
• Birgir B: 49 pund á stól
• Birgir C: 52 pund á stól

Við fyrstu sýn virðist Birgir A vera augljós kostur.En ímyndaðu þér að tilvitnanirnar innihaldi í raun og veru:

Sá birgir sem hefur lægsta einingarverðið er ekki lengur sá birgir sem hefur lægsta áætlaða verkkostnaðinn.Þess vegna ættu kaupendur að reikna út heildarverð lóða eða, eftir því sem við á, heildarkostnað verkefnisins.

◊ Hvað er heildarkostnaður við land?

Heildarverð á landi er kostnaður við að koma húsgögnunum á tilætlaðan áfangastað, þar með talið viðeigandi kaup-, flutnings- og innflutningskostnaður.

Eftir því hvaða viðskipti um ræðir getur þetta falið í sér:

Vörukostnaður + umbúðir + sendingarkostnaður + tryggingar + tollar + skattar + áfangastaðargjöld + sending á staðnum

Nákvæmir þættirnir fara eftir viðskiptafyrirkomulagi og áfangastað.

Ef húsgögn eru flutt inn, skýrið þá samþykkta Incoterm-skilmála frekar en að gera ráð fyrir að „sendingarkostnaður innifalinn“ þýði afhendingu á staðinn.

Alþjóðaviðskiptaráðið útskýrir að Incoterms® 2020 skilgreini ábyrgð, kostnað og áhættu milli kaupenda og seljenda samkvæmt viðurkenndum viðskiptaskilmálum. Til dæmis, samkvæmt FOB, afhendir seljandi vörurnar um borð í skipinu í tilgreindri flutningshöfn, en eftir það ber kaupandi kostnað og áhættu sem tilgreind er í reglunni.

Á sama hátt, samkvæmt DDP, ber seljandi ábyrgð á afhendingu á tilgreindum áfangastað, þar með talið innflutningsafgreiðslu og viðeigandi tolla og skatta samkvæmt reglunni.

◊ Mikilvægt: Berðu saman líkt við líkt

Ef einn birgir býður upp á FOB-verð og annar DDP-verð, þá eru verðin ekki beint samanburðarhæf.

Skráðu nákvæma viðskiptakjör við hliðina á hverju tilboði.

Til dæmis:

• Birgir A — FOB-höfn með nafni
• Birgir B ​​— CIF tilnefnd áfangastaðshöfn
• Birgir C — DDP tilgreindur afhendingarstaður

Áfangastaður og tilgreindur staður ætti einnig að vera skráður.Í leiðbeiningum Alþjóðagjaldeyrissjóðsins (ICC) er tekið fram að mismunandi reglur úthluta kostnaði, ábyrgð og áhættu á mismunandi hátt, þannig að taka þarf tillit til viðskiptaskilmálanna þegar tilboð eru borin saman.

Berðu saman afhendingartíma og pöntunarskilmála

Verð er aðeins einn hluti af kaupum á veitingastaðarhúsgögnum.Ef húsgögnin berast eftir opnunardag veitingastaðarins getur ódýrara tilboð orðið dýr ákvörðun.

Biðjið alla birgja að útvega:

• Sýnishornstími
• Framleiðslutími
• Sendingartími
• Áætlaður afhendingardagur
• MOQ
• Greiðsluskilmálar
• Gildistími tilboðs
• Framleiðsluáætlun
• Skilmálar um uppsögn
• Skilyrði fyrir breytingu á pöntun

❖ Framleiðslutími

Aðskilið sýnishornssamþykki frá framleiðslu.

Til dæmis:

Samþykki forskriftar → Sýnishorn → Samþykki sýnishorns → Framleiðsla → Gæðaeftirlit → Umbúðir → Sending → Afhending

Birgir sem gefur upp „sex vikur“ án þess að útskýra hvað sá tími nær yfir getur verið erfitt að bera saman við annan birgi sem aðskilur framleiðslu og sendingu skýrt.

❖ Lágmarks pöntunarmagn

MOQ getur einnig haft áhrif á raunverulegt verðmæti tilboðs.

Ef þú þarft 150 stóla en birgir þarfnast 300 eininga, ættirðu ekki að líta á 300 eininga verðið sem jafngildi þess að birgir væri tilbúinn að útvega 150.

Spyrjið hvort:

• MOQ er samningsatriði
• Verðið breytist við lægri magn
• Hægt er að geyma viðbótareiningar til síðari nota
• Hægt er að panta sömu gerð síðar

❖ Greiðsluskilmálar

Tveir birgjar geta boðið upp á sama heildarverð en haft mjög mismunandi greiðslufyrirkomulag.

Berðu saman:

• Innborgunarprósenta
• Eftirstöðvar greiðsla
• Greiðsluáfangi
• Greiðslutími
• Viðurkenndar greiðslumátar
• Skilyrði fyrir því að framleiðsla geti hafist

Skráðu þessi hugtök í samanburðarblaðið þitt.

Athugaðu gæðamuninn á bak við verðið

Verðmunur endurspeglar oft raunverulegan mun á vörunni.Veitingastóll sem kostar 40 pund og 60 pund geta litið svipað út á ljósmynd en eru ólíkir að því er varðar:

• Rammasmíði
• Þykkt efnis
• Gæði suðu
• Viðarforskrift
• Froða
• Áklæði
• Vélbúnaður
• Ljúka
• Prófanir
• Gæðaeftirlit
• Ábyrgð
• Væntanlegur endingartími

Þess vegna ætti að skoða forskriftir samhliða verði.

Spyrðu hvað þú færð fyrir mismuninn

Ef birgir B ​​er 15% dýrari, spurðu þá:

Hvaða viðbótarvirði veita þessi 15%?

Það gæti falið í sér:

• Betri endingartími í atvinnuskyni
• Sterkari smíði
• Betri áklæði
• Sérsniðin frágangur
• Ítarlegri gæðaeftirlit
• Betri umbúðir
• Hraðari afhending
• Lengri ábyrgð
• Ítarlegri þjónustu eftir sölu

Hærra verð er ekki sjálfkrafa betra. Mikilvæga spurningin er hvort viðbótarkostnaðurinn veitir verkefninu þínu raunverulegt gildi.

✦ Dæmi um gæðasamanburð

Kaupandinn getur þá ákveðið hvort viðbótarkostnaður birgis B sé réttlætanlegur.

Skoðaðu sýnishornið áður en þú velur birgja

Ef pöntunin er stór skal óska ​​eftir sýnishorni.Tilboð segir þér hvað birgirinn lofar að veita. Sýnishorn gerir þér kleift að skoða hvernig varan lítur út og er í raun og veru.

Athugaðu:

➫ Stærð

Mældu stólinn eða borðið og berðu það saman við forskriftina.

Byggingarframkvæmdir

Skoða:

• Liðir
• Suður
• Rammajöfnun
• Fætur
• Festingar
• Styrking
• Sætisfesting

➫ Þægindi

Fyrir veitingastaðasæti skaltu íhuga:

• Sætishæð
• Dýpt sætis
• Bakstuðningur
• Púðiþéttleiki
• Staða armpúða
• Heildarstelling

➫ Ljúka

Athugaðu hvort:

• Ójafn litur
• Rispur
• Léleg húðun
• Grófar brúnir
• Sýnilegir gallar
• Ósamræmi í frágangi

➫ Áklæði

Skoðaðu:

• Saumaskapur
• Saumar
• Gæði efnis
• Froðustuðningur
• Hornfrágangur
• Litasamkvæmni

Ef sýnishornið er samþykkt skal ganga úr skugga um að samþykkt líkan, efni, áferð og viðeigandi upplýsingar séu skráðar í kaupskjölunum.

Berðu saman reynslu birgja og framleiðslugetu

Tilboðið sjálft segir ekki til um hvort birgir geti afhent stórt verkefni með góðum árangri.

Spyrjið um:

• Reynsla af veitingahúsgögnum
• Líkar lokið verkefni
• Framleiðslugeta
• Gæðaeftirlitsferli
• Endurtekningarpantanir
• Sérsniðin reynsla
• Reynsla af útflutningi, þar sem við á
• Skipti og eftirsöluþjónusta

Fyrir veitingastaðakeðju þarf sérstaka athygli að færa endurteknar pantanir.Ímyndaðu þér að opna fimm staði með sama stólnum og uppgötva svo að framleiðandinn getur ekki endurskapað nákvæmlega sama litinn eða gerðina sex mánuðum síðar.Það getur skapað óþarfa ósamræmi í hönnun.

Athugaðu hvað gerist eftir afhendingu

Góður samanburður ætti einnig að taka tillit til þjónustu eftir sölu.

Spyrðu:

• Hvað gerist ef stólar koma skemmdir?
• Hvernig er brugðist við skorti?
• Hvað gerist ef vörur uppfylla ekki samþykktar forskriftir?
• Eru varahlutir fáanlegir?
• Hvernig eru ábyrgðarkröfur lagðar fram?
• Hver borgar fyrir gallaða varahluti?
• Hversu fljótt eru vandamál venjulega leyst?

Þessar spurningar breyta hugsanlega ekki tilboðsverði, en þær geta haft veruleg áhrif á raunverulega áhættu kaupanna.

Hvernig á að velja á milli mismunandi tilboða í veitingastaðahúsgögn

Þegar tilvitnanirnar hafa verið staðlaðar skal nota skipulagt stigagjöfarkerfi.

Til dæmis:

Gefðu hverjum birgja einkunn samkvæmt sömu viðmiðum.

Vægið ætti að endurspegla verkefnið.

• Fyrir veitingastað sem opnar með ströngum frest gæti afhendingartími átt skilið meira vægi.
• Fyrir lúxushótelverkefni geta efnisgæði, frágangur og sérsniðin hönnun skipt meira máli.
• Fyrir veitingastaðahóp með margar staðsetningar gæti samræmi og möguleiki á að endurtaka pantanir verðskuldað meiri athygli.
  
  

Ekki hunsa samskipti við birgja

Gæði samskipta geta verið mikilvægur mælikvarði á hagnýtingu.

Í tilboðsferlinu skal hafa í huga hvort birgirinn:

• Svarar spurningum skýrt
• Gefur fullkomnar upplýsingar
• Merkir takmarkanir heiðarlega
• Útskýrir afhendingartíma
• Gefur sýnishorn tafarlaust
• Endurskoðanir skjala
• Svarar stöðugt

Birgir sem gefur aðeins hærra en ítarlegt og gagnsætt tilboð gæti verið auðveldari í samstarfi en sá sem gefur óvenju lágt verð með óljósum svörum.

Rauð fán í tilvitnunum í húsgögnum veitingastaða

Verið varkár þegar þið sjáið:

♦ Óvenju lágt verð

Verð sem er langt undir samkeppnistilboðum verðskuldar rannsókn.Spyrjið hvað hefur verið útilokað eða minnkað.

♦ Upplýsingar vantar

Ef birgirinn getur ekki tilgreint efni, stærðir, frágang eða smíði skýrt er hugsanlegt að þú sért ekki að bera saman sambærilegar vörur.

♦ Engin skýr afhendingardagsetning

Forðastu að taka mikilvægar ákvarðanir um verkefni út frá óljósum loforðum eins og „hröð afhending“.

♦ Óljósir Incoterms

Verð án tilgreinds afhendingarstaðar eða viðskiptakjörs getur gert útreikninga á lendingarkostnaði óáreiðanlegar.

♦ Enginn sýnishornsvalkostur

Fyrir stórar sérsniðnar eða magnpantanir getur vanhæfni eða óvilji til að veita sýnishorn aukið kaupáhættu.

♦ Óljós ábyrgð

Ábyrgð ætti að tilgreina hvað er tryggt og hversu lengi.

Hagnýt formúla fyrir mat á tilboði í veitingastaðarhúsgögnum

Gagnleg kaupleið er:

Besti birgir ≠ Lægsta einingarverð

Í staðinn:

Besti birgir = Viðeigandi gæði + Sambærileg forskrift + Samkeppnishæf heildarkostnaður + Áreiðanleg afhending + Ásættanleg áhætta

Þú getur einnig reiknað út kostnað á hvert nothæft ár þegar þú berð saman vörur með verulega mismunandi endingarvæntingar.

Til dæmis:

Áætlaður kostnaður á ári = Heildarkaups- og afhendingarkostnaður ÷ áætlaður þjónustutími

Þetta ætti ekki að líta á sem nákvæma spá um líftíma húsgagna. Þetta er einfaldlega fjárhagsáætlunartæki sem hvetur kaupendur til að íhuga langtímavirði í stað þess að horfa aðeins á upphaflegt verð.

Niðurstaða

Að bera saman tilboð í veitingastaðahúsgögn krefst meira en að setja þrjú einingarverð hvert við annað.

Byrjið á að gefa öllum birgjum sömu forskrift fyrir húsgögnin. Skiptið síðan hverju tilboði niður í vörukostnað, sérstillingar, umbúðir, sendingarkostnað, skatta, tolla, afhendingarkostnað og önnur viðeigandi gjöld.

Næst skaltu bera saman áætlaðan heildarkostnað frekar en aðeins einingarverðið. Farðu yfir gæðin á bak við verðmismuninn, skoðaðu sýnishorn, skoðaðu afhendingartíma og pöntunarskilmála og meta framleiðslugetu hvers birgja og þjónustu eftir sölu.

Fyrir alþjóðleg kaup skal gæta sérstaklega að samþykktum Incoterm-skilmálum því skilmálar eins og EXW, FOB og DDP úthluta kostnaði, ábyrgð og áhættu á mismunandi hátt.

Að lokum er besta tilboðið í veitingastaðarhúsgögn það sem býður upp á rétta samsetningu afgæði, forskrift, heildarkostnaður, afhendingaráreiðanleiki og stuðningur við birgjafyrir þitt tiltekna verkefni.

Algengar spurningar