Comment comparer les devis de mobilier de restaurant de différents fournisseurs

Lorsqu'on recherche du mobilier pour un restaurant, un café, un hôtel ou un projet d'accueil, demander plusieurs devis peut sembler une solution simple pour trouver le meilleur prix. En pratique, comparermobilier de restaurantL'établissement des devis est plus compliqué car les fournisseurs ne proposent pas toujours des devis basés exactement sur les mêmes spécifications, quantités, matériaux, conditions de livraison ou niveaux de service.

Un fournisseur peut proposer un prix unitaire plus bas, mais sans emballage ni livraison. Un autre peut proposer un prix plus élevé pour une chaise car elle comprend une structure plus robuste, un meilleur revêtement, des tests supplémentaires ou une garantie plus longue. Un troisième fournisseur peut offrir un prix compétitif, mais avec un délai de production beaucoup plus long.C’est pourquoi le devis le moins cher n’est pas forcément le meilleur.

La bonne approche consiste d'abord à standardiser les exigences, à comparer précisément ce que chaque fournisseur propose, à calculer le coût total prévu, puis à prendre en compte la qualité, la livraison, les conditions et la fiabilité du fournisseur.

Commencez par comparer les caractéristiques des meubles identiques.

Avant de comparer les prix, assurez-vous que chaque fournisseur propose le même produit.

C'est l'étape la plus importante.

Si le fournisseur A propose un prix pour une chaise de restaurant standard tandis que le fournisseur B propose un prix pour une chaise sur mesure de qualité professionnelle avec un revêtement amélioré, les deux prix ne peuvent pas être comparés équitablement.

Votre cahier des charges d'ameublement doit identifier :

• Modèle ou référence du produit
• Quantité
• Dimensions
• matériau du cadre
• Construction de l'assise et du dossier
• Tapisserie
• exigences en matière de mousse ou de rembourrage
• Finition
• Couleur
• Capacité de charge
• exigences de test
• Personnalisation
• Conditionnement
• destination de livraison
• exigences de garantie

Une analyse récente des coûts du mobilier de restaurant commercial recommande également de comparer les codes articles, les quantités, les dimensions, les références des matériaux, les références des finitions, les attentes en matière d'emballage et les hypothèses de livraison avant de considérer les devis des fournisseurs comme comparables.

Exemple : Standardisation d'un devis pour une chaise de restaurant

Envoyez le même cahier des charges à chaque fournisseur. Cela permettra une comparaison beaucoup plus fiable.

Détaillez ce que comprend le devis de chaque fournisseur.

Ne jamais se baser uniquement sur le prix affiché.Un devis correct doit clairement indiquer ce qui est inclus et ce qui est exclu.Pour le mobilier de restaurant, examinez au moins ces catégories de coûts :

• Les meubles eux-mêmes
• Personnalisation
• Tapisserie
• Finitions spéciales
• Échantillons
• Conditionnement
• Inspection de la qualité
• Fret
• Assurance
• Droits de douane
• Impôts
• Frais portuaires ou de terminal
• Livraison locale
• Installation
• Pièces de rechange
• Service après-vente

Tous les projets n'entraîneront pas nécessairement tous ces coûts, mais chacun d'eux doit être pris en compte.

Tableau comparatif des devis de mobilier de restaurant

Ce tableau n'a pas pour but d'imposer des conditions commerciales identiques à tous les fournisseurs, mais de mettre en évidence les différences.

Comparez le coût total plutôt que le prix unitaire

Le prix unitaire est utile, mais il ne doit pas constituer le critère de décision final.

Supposons que vous ayez besoin de 300 chaises de restaurant :

• Fournisseur A : 45 £ par chaise
• Fournisseur B : 49 £ par chaise
• Fournisseur C : 52 £ par chaise

À première vue, le fournisseur A semble être le choix évident.Mais imaginez que les citations contiennent en réalité :

Le fournisseur proposant le prix unitaire le plus bas n'est plus forcément celui dont le coût de projet estimé est le plus bas.C’est pourquoi les acheteurs doivent calculer le coût total, livraison comprise, ou, le cas échéant, le coût total du projet.

◊ Quel est le coût total à l'arrivée ?

Le coût total à l'arrivée correspond au coût d'acheminement du mobilier jusqu'à sa destination finale, incluant les frais d'achat, de transport et d'importation.

Selon la transaction, cela peut inclure :

Prix ​​du produit + emballage + transport + assurance + droits de douane + taxes + frais de destination + livraison locale

Les composants exacts dépendent de l'accord commercial et de la destination.

Si des meubles sont importés, précisez l'Incoterm convenu plutôt que de supposer que « transport inclus » signifie livraison à vos locaux.

La Chambre de commerce internationale explique que les Incoterms® 2020 définissent les responsabilités, les coûts et les risques entre acheteurs et vendeurs selon des conditions commerciales reconnues. Par exemple, en FOB, le vendeur livre la marchandise à bord du navire au port d'embarquement convenu, après quoi l'acheteur supporte les coûts et les risques spécifiés par la règle.

De même, dans le cadre d'une livraison DDP, le vendeur assume la responsabilité de la livraison à destination, y compris le dédouanement à l'importation et les droits et taxes applicables en vertu de la réglementation.

◊ Important : Comparer ce qui est similaire avec ce qui l’est également

Si un fournisseur propose un prix FOB et un autre un prix DDP, leurs prix ne sont pas directement comparables.

Indiquez les conditions commerciales exactes à côté de chaque devis.

Par exemple:

• Fournisseur A — FOB port désigné
• Fournisseur B — Port de destination désigné CIF
• Fournisseur C — Lieu de livraison désigné DDP

La destination et le lieu précis doivent également être consignés.Les directives de la CCI sur les Incoterms indiquent que différentes règles répartissent différemment les coûts, les responsabilités et les risques ; il convient donc de tenir compte des conditions commerciales lors de la comparaison des offres.

Comparez les délais de livraison et les conditions de commande

Le prix ne représente qu'un aspect de l'achat de mobilier de restaurant.Si le mobilier arrive après la date d'ouverture du restaurant, un devis moins cher pourrait se révéler une décision coûteuse.

Demandez à chaque fournisseur de fournir :

• Délai d'échantillonnage
• délai de production
• Délai de livraison
• Date de livraison estimée
• MOQ
• Conditions de paiement
• Validité du devis
• Calendrier de production
• Conditions d'annulation
• Conditions de modification

❖ Délai de production

L'approbation des échantillons est distincte de la production.

Par exemple:

Approbation du cahier des charges → Échantillon → Approbation de l'échantillon → Production → Contrôle qualité → Emballage → Expédition → Livraison

Un fournisseur qui annonce un délai de « six semaines » sans préciser ce que couvre cette période peut être difficile à comparer avec un autre fournisseur qui distingue clairement la fabrication et l'expédition.

❖ Quantité minimale de commande

La quantité minimale de commande (MOQ) peut également affecter la valeur réelle d'un devis.

Si vous avez besoin de 150 chaises mais qu'un fournisseur en demande 300, vous ne devez pas considérer le prix pour 300 unités comme équivalent à celui d'un fournisseur disposé à en fournir 150.

Demandez si :

• La quantité minimale de commande est négociable.
• Le prix change pour des quantités plus faibles.
• Des unités supplémentaires peuvent être conservées pour une utilisation ultérieure
• Le même modèle peut être commandé à nouveau ultérieurement.

❖ Conditions de paiement

Deux fournisseurs peuvent proposer le même prix total mais avoir des structures de paiement très différentes.

Comparer:

• Pourcentage de dépôt
• Solde payé
• Étape de paiement
• Délais de paiement
• Modes de paiement acceptés
• Conditions de démarrage de la production

Inscrivez ces termes dans votre tableau comparatif.

Vérifiez les différences de qualité qui justifient le prix

Une différence de prix reflète souvent une véritable différence dans le produit.Une chaise de restaurant à 40 £ et une chaise de restaurant à 60 £ peuvent sembler similaires sur une photo, mais diffèrent par :

• construction de cadres
• Épaisseur du matériau
• Qualité de la soudure
• Spécifications du bois
• Mousse
• Tapisserie
• Matériel
• Finition
• Essai
• Contrôle de qualité
• Garantie
• Durée de vie prévue

C’est pourquoi les spécifications doivent être examinées en même temps que les prix.

Demandez ce que vous obtenez en échange de la différence.

Si le fournisseur B est 15 % plus cher, demandez :

Quelle valeur ajoutée apportent ces 15 % ?

Cela pourrait inclure :

• Meilleure durabilité commerciale
• Construction plus robuste
• Un meilleur revêtement
• Finition personnalisée
• Contrôle qualité plus détaillé
• Meilleur emballage
• Livraison plus rapide
• Garantie prolongée
• Assistance après-vente plus complète

Un prix plus élevé n'est pas forcément synonyme de meilleure qualité. L'important est de savoir si ce surcoût apporte une réelle valeur ajoutée à votre projet.

✦ Exemple de comparaison de qualité

L'acheteur peut alors décider si le coût supplémentaire du fournisseur B est justifié.

Vérifiez l'échantillon avant de choisir le fournisseur

Si la commande est importante, demandez un échantillon physique.Un devis vous indique ce que le fournisseur s'engage à fournir. Un échantillon vous permet d'examiner l'aspect et le toucher du produit.

Vérifier:

➫ Dimensions

Mesurez la chaise ou la table et comparez-la aux spécifications.

Construction

Inspecter:

• Articulations
• Soudures
• Alignement du cadre
• Jambes
• Fixations
• Renforcement
• Accessoire de siège

➫ Confort

Pour le choix des places assises au restaurant, tenez compte des points suivants :

• Hauteur du siège
• Profondeur d'assise
• Soutien lombaire
• fermeté du coussin
• Position des accoudoirs
• Posture générale

➫ Finir

Vérifier :

• Couleur irrégulière
• Égratignures
• mauvais revêtement
• bords rugueux
• défauts visibles
• Fin inconstante

➫ Tapisserie

Regarder:

• Piqûre
• Coutures
• qualité du tissu
• Support en mousse
• Finition d'angle
• Consistance de la couleur

Si l'échantillon est approuvé, assurez-vous que le modèle approuvé, le tissu, la finition et les spécifications pertinentes soient consignés dans la documentation d'achat.

Comparer l'expérience et la capacité de production des fournisseurs

Le devis en lui-même ne vous indique pas si un fournisseur est capable de mener à bien un projet d'envergure.

Demandez à propos de :

• Expérience en matière de mobilier de restaurant
• Projets similaires achevés
• capacité de production
• Processus de contrôle de la qualité
• Possibilité de commande répétée
• Expérience de personnalisation
• Expérience en exportation, le cas échéant
• Remplacement et assistance après-vente

Pour une chaîne de restaurants, la possibilité de commander à nouveau mérite une attention particulière.Imaginez ouvrir cinq points de vente avec la même chaise et découvrir six mois plus tard que le fabricant est incapable de reproduire exactement la même couleur ou le même modèle.Cela peut créer des incohérences de conception inutiles.

Vérifiez ce qui se passe après la livraison

Une bonne comparaison devrait également prendre en compte le service après-vente.

Demander:

• Que se passe-t-il si les chaises arrivent endommagées ?
• Comment les pénuries sont-elles gérées ?
• Que se passe-t-il si les produits ne sont pas conformes aux spécifications approuvées ?
• Des pièces de rechange sont-elles disponibles ?
• Comment les demandes de garantie sont-elles soumises ?
• Qui prend en charge les frais de remplacement des pièces défectueuses ?
• En général, les problèmes sont-ils résolus en combien de temps ?

Ces questions ne modifieront peut-être pas le prix du devis, mais elles peuvent avoir un impact significatif sur le risque pratique lié à l'achat.

Comment choisir parmi différents devis de mobilier de restaurant

Une fois les devis normalisés, utilisez un système de notation structuré.

Par exemple:

Évaluer chaque fournisseur selon les mêmes critères.

La pondération doit refléter le projet.

• Pour l'ouverture d'un restaurant avec une date butoir stricte, le délai de préavis mérite peut-être une attention particulière.
• Pour un projet hôtelier haut de gamme, la qualité des matériaux, les finitions et la personnalisation peuvent être plus importantes.
• Pour un groupe de restaurants multi-sites, la constance et la fidélisation de la clientèle méritent peut-être une attention accrue.
  
  

Ne négligez pas la communication des fournisseurs

La qualité de la communication peut constituer un indicateur pratique important.

Lors de la procédure de devis, vérifiez si le fournisseur :

• Répond clairement aux questions
• Fournit des spécifications complètes
• Les limitations des drapeaux honnêtement
• Explique les délais de livraison
• Fournit des échantillons rapidement
• Révisions de documents
• Répond de manière constante

Un fournisseur qui propose un devis légèrement plus élevé mais détaillé et transparent sera peut-être plus facile à gérer qu'un fournisseur qui propose un prix anormalement bas avec des réponses vagues.

Signaux d'alarme dans les devis de mobilier de restaurant

Soyez prudent lorsque vous voyez :

♦ Un prix exceptionnellement bas

Un prix nettement inférieur aux devis concurrents mérite d'être examiné.Demandez ce qui a été exclu ou réduit.

♦ Spécifications manquantes

Si le fournisseur ne peut pas indiquer clairement les matériaux, les dimensions, la finition ou la construction, il se peut que vous ne compariez pas des produits équivalents.

♦ Date de livraison inconnue

Évitez de prendre une décision cruciale concernant un projet en vous basant sur des promesses vagues telles que « livraison rapide ».

♦ Incoterms imprécis

Un prix sans point de livraison ni condition commerciale précisés peut rendre les calculs du coût total rendu peu fiables.

♦ Option sans échantillon

Pour une commande personnalisée ou en gros importante, l'incapacité ou le refus de fournir un échantillon peut accroître le risque d'achat.

♦ Garantie imprécise

Une garantie doit préciser ce qui est couvert et pour combien de temps.

Formule pratique d'évaluation des devis de mobilier de restaurant

Une approche d'achat utile consiste à :

Meilleur fournisseur ≠ Prix unitaire le plus bas

Plutôt:

Meilleur fournisseur = Qualité adéquate + Spécifications comparables + Coût total compétitif + Livraison fiable + Risque acceptable

Vous pouvez également calculer le coût par année d'utilisation lorsque vous comparez des produits dont les attentes en matière de durabilité sont sensiblement différentes.

Par exemple:

Coût annuel estimé = Coût total d'achat et de livraison ÷ durée de service prévue

Il ne faut pas considérer cela comme une prédiction exacte de la durée de vie d'un meuble. C'est simplement un outil budgétaire qui incite les acheteurs à prendre en compte la valeur à long terme plutôt que de se focaliser uniquement sur le prix d'achat initial.

Conclusion

Comparer efficacement les devis de mobilier de restaurant ne se résume pas à juxtaposer trois prix unitaires.

Commencez par fournir à chaque fournisseur les mêmes spécifications de mobilier. Ensuite, détaillez chaque devis en fonction du coût du produit, de la personnalisation, de l'emballage, du transport, des taxes, des droits de douane, de la livraison et des autres frais applicables.

Ensuite, comparez le coût total prévu plutôt que le seul prix unitaire. Analysez la qualité justifiant les différences de prix, examinez des échantillons, vérifiez les délais de livraison et les conditions de commande, et évaluez la capacité de production et le service après-vente de chaque fournisseur.

Pour les achats internationaux, accordez une attention particulière à l'Incoterm convenu, car des termes tels que EXW, FOB et DDP répartissent différemment les coûts, les responsabilités et les risques.

En définitive, le meilleur devis pour du mobilier de restaurant est celui qui offre la combinaison idéale dequalité, spécifications, coût total, fiabilité de la livraison et assistance du fournisseurpour votre projet en particulier.

Foire aux questions