Как да сравните оферти за ресторантско обзавеждане от различни доставчици

Когато търсите мебели за ресторант, кафене, хотел или проект в сферата на хотелиерството и ресторантьорството, получаването на няколко оферти може да изглежда като лесен начин за намиране на най-добрата цена. На практика, сравняването...мебели за ресторантиОфертите са по-сложни, защото доставчиците не винаги предлагат абсолютно едни и същи спецификации, количества, материали, условия на доставка или нива на обслужване.

Един доставчик може да предложи по-ниска единична цена, но да изключи опаковката или доставката. Друг може да предложи повече за стол, защото той включва по-здрава рамка, по-добра тапицерия, допълнителни тестове или по-дълга гаранция. Трети доставчик може да предложи конкурентна цена, но да има много по-дълъг срок за производство.Поради тази причина най-евтината оферта не е непременно най-добрата оферта.

Правилният подход е първо да се стандартизират изискванията, да се сравни точно какво предлага всеки доставчик, да се изчисли общата очаквана цена и след това да се вземат предвид качеството, доставката, сроковете и надеждността на доставчика.

Започнете, като сравните спецификациите на едни и същи мебели

Преди да сравнявате цени, уверете се, че всеки доставчик предлага един и същ продукт.

Това е най-важната стъпка.

Ако доставчик А даде оферта за стандартен ресторантски стол, докато доставчик Б даде оферта за поръчков стол с подобрена тапицерия, двете цени не могат да бъдат сравнявани справедливо.

Спецификацията на вашите мебели трябва да посочва:

• Модел или референтен номер на продукта
• Количество
• Размери
• Материал на рамката
• Конструкция на седалката и облегалката
• Тапицерия
• Изисквания за пяна или омекотяване
• Завършек
• Цвят
• Товароносимост
• Изисквания за тестване
• Персонализиране
• Опаковка
• Дестинация за доставка
• Гаранционни изисквания

Скорошен анализ на разходите за мебели за търговски ресторанти също препоръчва да се сравняват кодовете на артикулите, количествата, размерите, референтните номера на материалите, референтните номера на покритието, очакванията за опаковане и допусканията за доставка, преди да се третират офертите на доставчиците като сравними.

Пример: Стандартизиране на оферта за ресторантски стол

Изпратете една и съща спецификация на всеки доставчик. Това създава много по-надеждна основа за сравнение.

Разделете какво включва офертата на всеки доставчик

Никога не сравнявайте само основната цена.Една правилна оферта трябва да посочва ясно какво е включено и какво е изключено.За мебели за ресторанти, прегледайте поне тези категории разходи:

• Самите мебели
• Персонализиране
• Тапицерия
• Специални покрития
• Проби
• Опаковка
• Инспекция на качеството
• Товарни превози
• Застраховка
• Митнически такси
• Данъци
• Пристанищни или терминални такси
• Местна доставка
• Инсталация
• Резервни части
• Следпродажбено обслужване

Не всеки проект ще има всички тези разходи, но всеки от тях трябва да бъде взет предвид.

Сравнителен лист за оферти за ресторантски мебели

Целта на тази таблица не е да налага на всеки доставчик еднакви търговски условия. Тя е да направи разликите видими.

Сравнете общата цена вместо единичната цена

Единичната цена е полезна, но не бива да бъде окончателната стойност при вземане на решение.

Да предположим, че имате нужда от 300 ресторантски стола:

• Доставчик А: 45 паунда на стол
• Доставчик Б: 49 паунда на стол
• Доставчик C: 52 паунда на стол

На пръв поглед Доставчик А изглежда като очевидния избор.Но представете си, че цитатите всъщност съдържат:

Доставчикът с най-ниска единична цена вече не е доставчикът с най-ниска прогнозна стойност на проекта.Ето защо купувачите трябва да изчислят общата цена на имота или, където е уместно, общата цена на проекта.

◊ Каква е общата цена на разтоварване?

Общата цена на доставка е цената за доставяне на мебелите до желаната дестинация, включително съответните разходи за закупуване, транспорт и внос.

В зависимост от транзакцията, това може да включва:

Цена на продукта + опаковка + превоз + застраховка + митнически такси + данъци + такси за доставка до местоназначението + местна доставка

Точните компоненти зависят от търговското споразумение и дестинацията.

Ако се внасят мебели, изяснете договорените Инкотермс условия, вместо да приемате, че „включена доставка“ означава доставка до вашия обект.

Международната търговска камара обяснява, че Incoterms® 2020 определя отговорностите, разходите и риска между купувачи и продавачи съгласно признати търговски условия. Например, при FOB, продавачът доставя стоките на борда на плавателния съд в уговореното пристанище на товарене, след което купувачът поема разходите и рисковете, посочени в правилото.

По подобен начин, при DDP, продавачът поема отговорност за доставката до посочената дестинация, включително митническо оформяне на вноса и приложимите мита и данъци съгласно правилото.

◊ Важно: Сравнете харесванията

Ако един доставчик предлага цена FOB, а друг – DDP, цените им не са пряко сравними.

Запишете точния търговски термин до всеки цитат.

Например:

• Доставчик А — FOB уговорено пристанище
• Доставчик Б — CIF упоменато пристанище на местоназначение
• Доставчик C — DDP, посочено място за доставка

Дестинацията и посоченото място също трябва да бъдат записани.В насоките на ICC относно Инкотермс се отбелязва, че различните правила разпределят разходите, отговорностите и риска по различен начин, така че търговският термин трябва да се вземе предвид при сравняване на оферти.

Сравнете сроковете за изпълнение и условията на поръчката

Цената е само една част от покупката на мебели за ресторант.Ако мебелите пристигнат след датата на откриване на ресторанта, по-евтината оферта може да се окаже скъпо решение.

Поискайте от всеки доставчик да предостави:

• Време за изпълнение на пробата
• Време за изпълнение на производството
• Време за доставка
• Очаквана дата на доставка
• MOQ
• Условия за плащане
• Валидност на офертата
• Производствен график
• Условия за анулиране
• Условия за промяна на поръчката

❖ Време за изпълнение на производството

Отделно одобрение на мостри от производството.

Например:

Одобрение на спецификацията → Мостра → Одобрение на мостра → Производство → Контрол на качеството → Опаковка → Доставка → Доставка

Доставчик, който цитира „шест седмици“, без да обясни какво обхваща този период, може да е трудно да се сравни с друг доставчик, който ясно разграничава производството и доставката.

❖ Минимално количество за поръчка

Минималното количество за поръчка (MOQ) може също да повлияе на действителната стойност на офертата.

Ако имате нужда от 150 стола, но доставчик изисква 300 бройки, не бива да третирате цената от 300 бройки като еквивалентна на доставчик, готов да достави 150.

Попитайте дали:

• Минималното количество за поръчка (MOQ) е по договаряне
• Цената се променя при по-ниски количества
• Допълнителни единици могат да бъдат запазени за бъдеща употреба
• Същият модел може да бъде поръчан отново по-късно

❖ Условия за плащане

Двама доставчици могат да предложат една и съща обща цена, но да имат много различни структури на плащане.

Сравнете:

• Процент на депозита
• Плащане на баланс
• Етап на плащане
• Време за плащане
• Приети методи на плащане
• Условия за започване на производството

Запишете тези термини в сравнителния си лист.

Проверете разликите в качеството зад цената

Разликата в цената често отразява истинска разлика в продукта.Ресторантски стол за 40 паунда и ресторантски стол за 60 паунда може да изглеждат сходни на снимка, но да се различават по:

• Рамкова конструкция
• Дебелина на материала
• Качество на заваряване
• Спецификация на дървесината
• Пяна
• Тапицерия
• Хардуер
• Завършек
• Тестване
• Контрол на качеството
• Гаранция
• Очакван експлоатационен живот

Ето защо спецификациите трябва да се преглеждат заедно с цените.

Попитайте какво получавате за разликата

Ако доставчик Б е с 15% по-скъп, попитайте:

Каква допълнителна стойност осигуряват тези 15%?

Може да включва:

• По-добра търговска издръжливост
• По-здрава конструкция
• По-добра тапицерия
• Персонализирано покритие
• По-подробен контрол на качеството
• По-добра опаковка
• По-бърза доставка
• По-дълга гаранция
• По-цялостна следпродажбена поддръжка

По-високата цена не е автоматично по-добра. Важният въпрос е дали допълнителните разходи осигуряват значима стойност за вашия проект.

✦ Пример за сравнение на качеството

След това купувачът може да реши дали допълнителните разходи на доставчик Б са оправдани.

Проверете пробата, преди да изберете доставчик

Ако поръчката е значителна, поискайте физическа мостра.Офертата ви казва какво обещава доставчикът да предостави. Мострата ви позволява да видите как всъщност изглежда и се усеща продуктът.

Проверете:

➫ Размери

Измерете стола или масата и ги сравнете със спецификацията.

Строителство

Проверете:

• Стави
• Заварки
• Подравняване на рамката
• Крака
• Крепежни елементи
• Армировка
• Закрепване на седалката

➫ Комфорт

За места за сядане в ресторанта, помислете за:

• Височина на седалката
• Дълбочина на седалката
• Опора за гръб
• Твърдост на възглавницата
• Положение на подлакътника
• Обща стойка

➫ Завършек

Проверете за:

• Неравномерен цвят
• Драскотини
• Лошо покритие
• Груби ръбове
• Видими дефекти
• Непоследователен завършек

➫ Тапицерия

Вижте:

• Шиене
• Шевове
• Качество на плата
• Подложка от пяна
• Довършване на ъглите
• Консистенция на цвета

Ако мострата е одобрена, уверете се, че одобреният модел, плат, покритие и съответните спецификации са записани в документацията за покупка.

Сравнете опита на доставчиците и производствените възможности

Самата оферта не ви казва дали даден доставчик може успешно да изпълни голям проект.

Попитайте за:

• Опит с обзавеждане на ресторанти
• Подобни завършени проекти
• Производствен капацитет
• Процес на контрол на качеството
• Възможност за повторна поръчка
• Опит с персонализиране
• Опит в износа, където е приложимо
• Подмяна и следпродажбено обслужване

За верига ресторанти, възможността за многократни поръчки заслужава специално внимание.Представете си, че отваряте пет магазина с един и същ стол и след това откривате, че производителят не може да възпроизведе точния цвят или модел шест месеца по-късно.Това може да създаде ненужни несъответствия в дизайна.

Проверете какво се случва след доставката

Доброто сравнение трябва да вземе предвид и следпродажбената поддръжка.

Попитайте:

• Какво се случва, ако столовете пристигнат повредени?
• Как се справят с недостига?
• Какво се случва, ако продуктите не отговарят на одобрената спецификация?
• Налични ли са резервни части?
• Как се подават гаранционни рекламации?
• Кой плаща за дефектни подменяеми части?
• Колко бързо обикновено се решават проблемите?

Тези въпроси може да не променят офертната цена, но могат значително да повлияят на практическия риск от покупката.

Как да избирате между различни оферти за мебели за ресторанти

След като котировките са нормализирани, използвайте структурирана система за оценяване.

Например:

Оценете всеки доставчик по едни и същи критерии.

Тежестта трябва да отразява проекта.

• За ресторант, който отваря врати със строг срок, времето за изпълнение може да заслужава по-голяма тежест.
• За проект за луксозен хотел, качеството на материалите, завършекът и персонализирането може да са по-важни.
• За група ресторанти с множество локации, постоянството и възможността за многократни поръчки може да заслужават по-голямо внимание.
  
  

Не пренебрегвайте комуникацията с доставчиците

Качеството на комуникацията може да бъде важен практически показател.

По време на процеса на офериране, вземете предвид дали доставчикът:

• Отговаря ясно на въпросите
• Предоставя пълни спецификации
• Честно казано, ограниченията на флаговете
• Обяснява сроковете за изпълнение
• Предоставя мостри своевременно
• Ревизии на документи
• Реагира последователно

Доставчик, който дава малко по-висока, но подробна и прозрачна оферта, може да е по-лесен за работа, отколкото такъв, който предоставя необичайно ниска цена с неясни отговори.

Червени знамена в офертите за ресторантско обзавеждане

Бъдете внимателни, когато видите:

♦ Необичайно ниска цена

Цена, далеч под конкурентните оферти, заслужава разследване.Попитайте какво е било изключено или намалено.

♦ Липсващи спецификации

Ако доставчикът не може ясно да посочи материалите, размерите, покритието или конструкцията, е възможно да не сравнявате еквивалентни продукти.

♦ Няма ясна дата на доставка

Избягвайте да вземате критични решения за проекти, основани на неясни обещания като „бърза доставка“.

♦ Неясни Инкотермс

Цена без посочена точка на доставка или търговски условия може да направи изчисленията на разходите за доставка ненадеждни.

♦ Няма опция за мостра

При значителни поръчки по поръчка или поръчки на едро, невъзможността или нежеланието за предоставяне на мостра може да увеличи риска при покупка.

♦ Неясна гаранция

Гаранцията трябва да посочва какво е покрито и за какъв срок.

Практична формула за оценка на оферти за ресторантски мебели

Полезен подход за покупка е:

Най-добър доставчик ≠ Най-ниска единична цена

Вместо това:

Най-добър доставчик = Подходящо качество + Сравнима спецификация + Конкурентна обща цена + Надеждна доставка + Приемлив риск

Можете също така да изчислите цената за използваема година, когато сравнявате продукти със съществено различни очаквания за издръжливост.

Например:

Очаквани годишни разходи = Обща цена за покупка и доставка ÷ очакван период на обслужване

Това не бива да се третира като точна прогноза за живота на мебелите. Това е просто инструмент за бюджетиране, който насърчава купувачите да обмислят дългосрочната стойност, вместо да гледат само първоначалната цена.

Заключение

Ефективното сравняване на оферти за ресторантско обзавеждане изисква повече от това да се поставят три единични цени една до друга.

Започнете, като предоставите на всеки доставчик една и съща спецификация на мебелите. След това разделете всяка оферта на себестойност на продукта, персонализиране, опаковка, доставка, данъци, мита, доставка и други приложими такси.

След това сравнете очакваната обща цена, а не само цената на единица. Прегледайте качеството, което стои зад ценовите разлики, проверете мострите, проверете сроковете за изпълнение и условията на поръчката и оценете производствения капацитет и следпродажбената поддръжка на всеки доставчик.

За международни покупки обърнете особено внимание на договорените Инкотермс условия, тъй като термини като EXW, FOB и DDP разпределят разходите, отговорностите и риска по различен начин.

В крайна сметка, най-добрата оферта за обзавеждане на ресторант е тази, която предлага правилната комбинация откачество, спецификация, обща цена, надеждност на доставката и поддръжка на доставчицитеза вашия конкретен проект.

Често задавани въпроси