Wie man Angebote für Restaurantmöbel von verschiedenen Anbietern vergleicht

Bei der Beschaffung von Möbeln für ein Restaurant, Café, Hotel oder Gastronomieprojekt scheint das Einholen mehrerer Angebote ein einfacher Weg zu sein, den besten Preis zu finden. In der Praxis ist der Vergleich jedoch oft komplexer.RestaurantmöbelDie Angebotserstellung ist komplizierter, da Lieferanten nicht immer auf der Grundlage exakt derselben Spezifikationen, Mengen, Materialien, Lieferbedingungen oder Servicelevels Angebote abgeben.

Ein Lieferant bietet möglicherweise einen niedrigeren Stückpreis, schließt aber Verpackung und Versand aus. Ein anderer verlangt unter Umständen mehr für einen Stuhl, weil dieser ein stabileres Gestell, eine bessere Polsterung, zusätzliche Tests oder eine längere Garantie bietet. Ein dritter Lieferant bietet möglicherweise einen wettbewerbsfähigen Preis, hat aber eine deutlich längere Produktionszeit.Aus diesem Grund ist das günstigste Angebot nicht unbedingt das beste Angebot.

Der richtige Ansatz besteht darin, zunächst die Anforderungen zu standardisieren, genau zu vergleichen, was jeder Lieferant anbietet, die zu erwartenden Gesamtkosten zu berechnen und dann Qualität, Lieferbedingungen und Zuverlässigkeit des Lieferanten zu berücksichtigen.

Beginnen Sie mit dem Vergleich der Spezifikationen gleicher Möbel.

Bevor Sie die Preise vergleichen, vergewissern Sie sich, dass alle Anbieter Angebote für das gleiche Produkt abgeben.

Dies ist der wichtigste Schritt.

Wenn Lieferant A ein Angebot für einen Standard-Restaurantstuhl abgibt, während Lieferant B ein Angebot für einen maßgefertigten Stuhl in Objektqualität mit hochwertigerer Polsterung abgibt, können die beiden Preise nicht fair verglichen werden.

Ihre Möbelspezifikation sollte Folgendes enthalten:

• Produktmodell oder Referenz
• Menge
• Abmessungen
• Rahmenmaterial
• Sitz- und Rückenlehnenkonstruktion
• Polster
• Anforderungen an Schaumstoff oder Polsterung
• Beenden
• Farbe
• Gewichtskapazität
• Testanforderungen
• Anpassung
• Verpackung
• Lieferort
• Garantiebestimmungen

Eine kürzlich durchgeführte Kostenanalyse für gewerbliche Restaurantmöbel empfiehlt ebenfalls, Artikelnummern, Mengen, Abmessungen, Materialbezeichnungen, Oberflächenbezeichnungen, Verpackungserwartungen und Lieferannahmen zu vergleichen, bevor man Angebote von Lieferanten als vergleichbar betrachtet.

Beispiel: Standardisierung eines Angebots für Restaurantstühle

Senden Sie jedem Lieferanten dieselbe Spezifikation. Dadurch entsteht eine wesentlich zuverlässigere Vergleichsgrundlage.

Aufschlüsselung dessen, was die Angebote der einzelnen Lieferanten beinhalten

Vergleichen Sie niemals nur den angegebenen Preis.Ein korrektes Angebot sollte klarstellen, was enthalten und was ausgeschlossen ist.Bei Restaurantmöbeln sollten Sie mindestens diese Kostenkategorien prüfen:

• Möbel selbst
• Anpassung
• Polster
• Spezialausführungen
• Proben
• Verpackung
• Qualitätsprüfung
• Fracht
• Versicherung
• Zollgebühren
• Steuern
• Hafen- oder Terminalgebühren
• Lokale Lieferung
• Installation
• Ersatzteile
• Kundendienst

Nicht bei jedem Projekt fallen all diese Kosten an, aber jede einzelne sollte berücksichtigt werden.

Vergleichstabelle für Angebote für Restaurantmöbel

Zweck dieser Tabelle ist nicht, alle Lieferanten zu identischen Geschäftsbedingungen zu zwingen. Sie soll lediglich Unterschiede aufzeigen.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten anstatt des Einzelpreises

Der Stückpreis ist zwar nützlich, sollte aber nicht die endgültige Entscheidungsgrundlage darstellen.

Angenommen, Sie benötigen 300 Restaurantstühle:

• Lieferant A: 45 £ pro Stuhl
• Lieferant B: 49 £ pro Stuhl
• Lieferant C: 52 £ pro Stuhl

Auf den ersten Blick erscheint Lieferant A die naheliegende Wahl zu sein.Aber stellen Sie sich vor, die Zitate enthielten tatsächlich Folgendes:

Der Lieferant mit dem niedrigsten Stückpreis ist nicht mehr der Lieferant mit den niedrigsten geschätzten Projektkosten.Deshalb sollten Käufer die gesamten Anschaffungskosten oder, falls zutreffend, die gesamten Projektkosten berechnen.

◊ Wie hoch sind die gesamten Landekosten?

Die gesamten Landekosten umfassen die Kosten für die Lieferung der Möbel an den gewünschten Bestimmungsort, einschließlich der entsprechenden Einkaufs-, Transport- und Importkosten.

Je nach Art der Transaktion kann dies Folgendes umfassen:

Produktkosten + Verpackung + Fracht + Versicherung + Zollgebühren + Steuern + Zielortgebühren + lokale Lieferung

Die genauen Bestandteile hängen von der kommerziellen Vereinbarung und dem Bestimmungsort ab.

Wenn Möbel importiert werden, klären Sie die vereinbarte Incoterm-Klausel, anstatt anzunehmen, dass „Versand inklusive“ die Lieferung bis zu Ihrem Standort bedeutet.

Die Internationale Handelskammer (ICC) erklärt, dass die Incoterms® 2020 Verantwortlichkeiten, Kosten und Risiken zwischen Käufern und Verkäufern im Rahmen anerkannter Handelsklauseln definieren. Bei FOB beispielsweise liefert der Verkäufer die Ware an Bord des Schiffes im benannten Verschiffungshafen; anschließend trägt der Käufer die in den Incoterms® festgelegten Kosten und Risiken.

Ebenso übernimmt bei DDP der Verkäufer die Verantwortung für die Lieferung an den benannten Bestimmungsort, einschließlich der Einfuhrabfertigung und der gemäß der Regelung anfallenden Zölle und Steuern.

◊ Wichtig: Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.

Wenn ein Lieferant FOB und ein anderer DDP anbietet, sind ihre Preise nicht direkt vergleichbar.

Notieren Sie neben jedem Angebot den genauen Handelsbegriff.

Zum Beispiel:

• Lieferant A — FOB benannter Hafen
• Lieferant B — CIF benannter Zielhafen
• Lieferant C – DDP benannter Lieferort

Das Ziel und der benannte Ort sollten ebenfalls erfasst werden.Die Incoterms-Richtlinien der ICC weisen darauf hin, dass unterschiedliche Regeln Kosten, Verantwortlichkeiten und Risiken unterschiedlich verteilen, weshalb die kommerzielle Klausel beim Vergleich von Angeboten berücksichtigt werden muss.

Lieferzeiten und Bestellbedingungen vergleichen

Der Preis ist nur ein Aspekt beim Kauf von Restaurantmöbeln.Wenn die Möbel erst nach dem Eröffnungstermin des Restaurants eintreffen, kann sich ein günstigeres Angebot als teure Angelegenheit erweisen.

Bitten Sie jeden Lieferanten um folgende Angaben:

• Muster-Vorlaufzeit
• Produktionsvorlaufzeit
• Lieferzeit
• Voraussichtliches Lieferdatum
• MOQ
• Zahlungsbedingungen
• Gültigkeit des Angebots
• Produktionsplan
• Stornierungsbedingungen
• Bedingungen für Änderungsaufträge

❖ Produktionsvorlaufzeit

Die Musterfreigabe muss von der Produktion getrennt erfolgen.

Zum Beispiel:

Spezifikationsfreigabe → Muster → Musterfreigabe → Produktion → Qualitätsprüfung → Verpackung → Versand → Lieferung

Ein Lieferant, der „sechs Wochen“ angibt, ohne zu erklären, was dieser Zeitraum umfasst, ist möglicherweise schwer mit einem anderen Lieferanten vergleichbar, der Fertigung und Versand klar trennt.

❖ Mindestbestellmenge

Die Mindestbestellmenge kann sich auch auf den tatsächlichen Wert eines Angebots auswirken.

Wenn Sie 150 Stühle benötigen, ein Lieferant aber 300 Stück verlangt, sollten Sie den Preis für 300 Stück nicht als gleichwertig mit dem Preis eines Lieferanten betrachten, der bereit ist, 150 Stück zu liefern.

Fragen Sie, ob:

• Die Mindestbestellmenge ist verhandelbar.
• Der Preis ändert sich bei geringeren Mengen.
• Zusätzliche Einheiten können für die zukünftige Verwendung aufbewahrt werden.
• Das gleiche Modell kann später nachbestellt werden.

❖ Zahlungsbedingungen

Zwei Lieferanten können den gleichen Gesamtpreis angeben, aber sehr unterschiedliche Zahlungsstrukturen haben.

Vergleichen:

• Einlagenprozentsatz
• Restzahlung
• Zahlungsmeilenstein
• Zahlungszeitpunkt
• Akzeptierte Zahlungsmethoden
• Bedingungen für den Produktionsbeginn

Notieren Sie diese Begriffe in Ihrer Vergleichstabelle.

Prüfen Sie die Qualitätsunterschiede hinter dem Preis.

Ein Preisunterschied spiegelt oft einen tatsächlichen Unterschied im Produkt wider.Ein Restaurantstuhl für 40 £ und ein Restaurantstuhl für 60 £ sehen auf einem Foto vielleicht ähnlich aus, unterscheiden sich aber in folgenden Punkten:

• Rahmenkonstruktion
• Materialstärke
• Schweißqualität
• Holzspezifikation
• Schaum
• Polster
• Hardware
• Beenden
• Testen
• Qualitätskontrolle
• Garantie
• Erwartete Nutzungsdauer

Deshalb sollten neben den Preisen auch die technischen Daten überprüft werden.

Fragen Sie, was Sie für die Differenz erhalten.

Wenn Lieferant B 15 % teurer ist, fragen Sie:

Welchen Mehrwert bietet diese 15%-Regel?

Dies könnte Folgendes umfassen:

• Bessere Haltbarkeit im gewerblichen Bereich
• Stabilere Konstruktion
• Bessere Polsterung
• Sonderanfertigung
• Detailliertere Qualitätskontrolle
• Bessere Verpackung
• Schnellere Lieferung
• Längere Garantie
• Umfassenderer Kundendienst

Ein höherer Preis ist nicht automatisch besser. Entscheidend ist, ob die zusätzlichen Kosten einen echten Mehrwert für Ihr Projekt bieten.

✦ Beispiel für einen Qualitätsvergleich

Der Käufer kann dann entscheiden, ob die zusätzlichen Kosten von Lieferant B gerechtfertigt sind.

Prüfen Sie das Muster, bevor Sie den Lieferanten auswählen.

Bei einer signifikanten Menge sollte eine physische Probe angefordert werden.Ein Angebot zeigt Ihnen, was der Lieferant zu liefern verspricht. Ein Muster ermöglicht es Ihnen, das Produkt in seiner tatsächlichen Form und Haptik zu prüfen.

Überprüfen:

➫ Abmessungen

Messen Sie den Stuhl oder Tisch aus und vergleichen Sie die Maße mit den Spezifikationen.

Konstruktion

Überprüfen:

• Gelenke
• Schweißnähte
• Rahmenausrichtung
• Beine
• Befestigungselemente
• Verstärkung
• Sitzbefestigung

➫ Komfort

Für die Sitzplatzvergabe in Restaurants sollten Sie Folgendes beachten:

• Sitzhöhe
• Sitztiefe
• Rückenstütze
• Polsterfestigkeit
• Armlehnenposition
• Gesamthaltung

➫ Fertigstellen

Prüfen Sie Folgendes:

• Ungleichmäßige Farbe
• Kratzer
• Mangelhafte Beschichtung
• Raue Kanten
• Sichtbare Mängel
• Uneinheitliches Finish

➫ Polsterung

Schau dir Folgendes an:

• Nähen
• Nähte
• Stoffqualität
• Schaumstoffstütze
• Eckabschluss
• Farbkonsistenz

Wenn das Muster genehmigt wird, stellen Sie sicher, dass das genehmigte Modell, der Stoff, die Ausführung und die entsprechenden Spezifikationen in der Kaufdokumentation vermerkt werden.

Vergleich der Lieferantenerfahrung und Produktionskapazität

Das Angebot selbst sagt Ihnen nichts darüber aus, ob ein Lieferant ein großes Projekt erfolgreich abwickeln kann.

Fragen Sie nach:

• Erfahrung mit Restaurantmöbeln
• Ähnliche abgeschlossene Projekte
• Produktionskapazität
• Qualitätskontrollprozess
• Wiederbestellfähigkeit
• Anpassungserlebnis
• Exporterfahrung, sofern relevant
• Ersatz- und Kundendienst

Für eine Restaurantkette verdient die Möglichkeit von Wiederholungsbestellungen besondere Beachtung.Stellen Sie sich vor, Sie eröffnen fünf Filialen mit dem gleichen Stuhl und stellen dann sechs Monate später fest, dass der Hersteller weder die exakte Farbe noch das exakte Modell reproduzieren kann.Das kann zu unnötigen Inkonsistenzen im Design führen.

Prüfen Sie, was nach der Lieferung passiert.

Ein guter Vergleich sollte auch den Kundendienst berücksichtigen.

Fragen:

• Was passiert, wenn die Stühle beschädigt ankommen?
• Wie wird mit Engpässen umgegangen?
• Was passiert, wenn Produkte nicht den genehmigten Spezifikationen entsprechen?
• Sind Ersatzteile erhältlich?
• Wie werden Garantieansprüche eingereicht?
• Wer kommt für defekte Ersatzteile auf?
• Wie schnell werden Probleme normalerweise gelöst?

Diese Fragen ändern möglicherweise nichts am Angebotspreis, können aber das praktische Risiko des Kaufs erheblich beeinflussen.

Wie man zwischen verschiedenen Angeboten für Restaurantmöbel wählt

Sobald die Zitate normalisiert sind, verwenden Sie ein strukturiertes Bewertungssystem.

Zum Beispiel:

Bewerten Sie jeden Lieferanten anhand derselben Kriterien.

Die Gewichtung sollte dem Projekt entsprechen.

• Bei einer Restaurant-Eröffnung mit einem strikten Eröffnungstermin kann der Vorlaufzeit ein größeres Gewicht zukommt.
• Bei einem gehobenen Hotelprojekt können Materialqualität, Verarbeitung und individuelle Anpassungsmöglichkeiten eine größere Rolle spielen.
• Bei einer Restaurantkette mit mehreren Standorten verdienen Beständigkeit und die Fähigkeit zu wiederholten Bestellungen möglicherweise größere Aufmerksamkeit.
  
  

Lieferantenkommunikation nicht ignorieren

Die Qualität der Kommunikation kann ein wichtiger praktischer Indikator sein.

Prüfen Sie während des Angebotsprozesses, ob der Lieferant:

• Beantwortet Fragen klar
• Enthält vollständige Spezifikationen
• Die Einschränkungen der Flaggen ehrlich gesagt
• Erklärt die Lieferzeiten
• Liefert umgehend Muster
• Dokumentenrevisionen
• Reagiert stets

Mit einem Lieferanten, der ein etwas höheres, aber detailliertes und transparentes Angebot unterbreitet, lässt sich möglicherweise leichter zusammenarbeiten als mit einem, der einen ungewöhnlich niedrigen Preis mit vagen Antworten bietet.

Warnsignale bei Angeboten für Restaurantmöbel

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Folgendes sehen:

♦ Ein ungewöhnlich niedriger Preis

Ein Preis, der deutlich unter den Angeboten der Konkurrenz liegt, verdient eine genauere Untersuchung.Fragen Sie nach, was ausgeschlossen oder reduziert wurde.

♦ Fehlende Spezifikationen

Kann der Lieferant die Materialien, Abmessungen, Oberflächenbeschaffenheit oder Konstruktion nicht klar angeben, vergleichen Sie möglicherweise keine gleichwertigen Produkte.

♦ Kein klares Lieferdatum

Vermeiden Sie es, wichtige Projektentscheidungen auf der Grundlage vager Versprechungen wie „schnelle Lieferung“ zu treffen.

♦ Unklare Incoterms

Ein Preis ohne Angabe eines Lieferorts oder einer Handelsbedingung kann die Berechnung der Gesamtkosten unzuverlässig machen.

♦ Keine Musteroption

Bei größeren Sonderanfertigungen oder Großbestellungen kann die Unfähigkeit oder der Unwille, ein Muster zur Verfügung zu stellen, das Kaufrisiko erhöhen.

♦ Unklare Garantie

Eine Garantie sollte genau angeben, was abgedeckt ist und wie lange.

Eine praktische Formel zur Angebotsbewertung für Restaurantmöbel

Ein sinnvoller Einkaufsansatz ist:

Bester Lieferant ≠ Niedrigster Stückpreis

Stattdessen:

Bester Lieferant = Geeignete Qualität + Vergleichbare Spezifikationen + Wettbewerbsfähige Gesamtkosten + Zuverlässige Lieferung + Akzeptables Risiko

Sie können auch die Kosten pro Nutzungsjahr berechnen, wenn Sie Produkte mit wesentlich unterschiedlichen Erwartungen an die Lebensdauer vergleichen.

Zum Beispiel:

Geschätzte Kosten pro Jahr = Gesamtkosten für Kauf und Lieferung ÷ voraussichtliche Nutzungsdauer

Dies sollte nicht als exakte Vorhersage der Lebensdauer von Möbeln verstanden werden. Es handelt sich lediglich um ein Budgetierungsinstrument, das Käufer dazu anregt, den langfristigen Wert zu berücksichtigen, anstatt nur auf den Anschaffungspreis zu achten.

Abschluss

Für einen effektiven Vergleich von Angeboten für Restaurantmöbel reicht es nicht aus, einfach drei Einzelpreise nebeneinander zu stellen.

Geben Sie zunächst allen Lieferanten die gleichen Möbelspezifikationen. Anschließend schlüsseln Sie jedes Angebot in Produktkosten, Anpassungskosten, Verpackung, Versand, Steuern, Zölle, Lieferkosten und sonstige anfallende Gebühren auf.

Vergleichen Sie anschließend die gesamten zu erwartenden Kosten anstatt nur den Stückpreis. Prüfen Sie die Qualität hinter den Preisunterschieden, untersuchen Sie Muster, Lieferzeiten und Bestellbedingungen und bewerten Sie die Produktionskapazität und den Kundendienst jedes Lieferanten.

Bei internationalen Einkäufen ist besonderes Augenmerk auf die vereinbarte Incoterms-Klausel zu legen, da Klauseln wie EXW, FOB und DDP Kosten, Verantwortlichkeiten und Risiken unterschiedlich verteilen.

Letztendlich ist das beste Angebot für Restaurantmöbel dasjenige, das die richtige Kombination ausQualität, Spezifikation, Gesamtkosten, Lieferzuverlässigkeit und Lieferantenunterstützungfür Ihr spezielles Projekt.

Häufig gestellte Fragen