Kuinka vertailla ravintolakalusteiden tarjouksia eri toimittajilta

Kun etsit kalusteita ravintola-, kahvila-, hotelli- tai majoitusprojektiin, useiden tarjousten saaminen voi tuntua helpolta tavalta löytää paras hinta. Käytännössä vertailuravintolakalusteetTarjousten saaminen on monimutkaisempaa, koska toimittajat eivät aina anna tarjouksia täsmälleen samoilla eritelmillä, määrillä, materiaaleilla, toimitusehdoilla tai palvelutasoilla.

Yksi toimittaja voi tarjota alhaisemman yksikköhinnan, mutta jättää pakkauksen tai toimituksen pois. Toinen voi tarjota tuolista korkeamman hinnan, koska siihen sisältyy vahvempi runko, parempi verhoilu, lisätestaus tai pidempi takuu. Kolmas toimittaja voi tarjota kilpailukykyisen hinnan, mutta sillä voi olla paljon pidempi tuotannon läpimenoaika.Tästä syystä halvin tarjous ei välttämättä ole paras tarjous.

Oikea lähestymistapa on ensin standardoida vaatimukset, vertailla tarkasti, mitä kukin toimittaja tarjoaa, laskea odotetut kokonaiskustannukset ja sitten ottaa huomioon laatu, toimitus, ehdot ja toimittajan luotettavuus.

Aloita vertailemalla samoja huonekalujen teknisiä tietoja

Ennen hintojen vertailua varmista, että jokainen toimittaja tarjoaa samaa tuotetta.

Tämä on tärkein vaihe.

Jos toimittaja A tekee tarjouksen vakiokokoisesta ravintolatuolista ja toimittaja B mittatilaustyönä tehdystä sopimuslaatuisesta tuolista, jossa on päivitetty verhoilu, hintoja ei voida vertailla oikeudenmukaisesti.

Huonekalujen eritelmissäsi tulisi olla seuraavat tiedot:

• Tuotemalli tai viite
• Määrä
• Mitat
• Runkomateriaali
• Istuimen ja selkänojan rakenne
• Verhoilu
• Vaahtomuovi- tai pehmustevaatimukset
• Valmis
• Väri
• Painokapasiteetti
• Testausvaatimukset
• Mukauttaminen
• Pakkaus
• Toimituskohde
• Takuuvaatimukset

Äskettäin tehdyssä kaupallisten ravintoloiden kalusteiden kustannusanalyysissä suositellaan vastaavasti tuotekoodien, määrien, mittojen, materiaaliviitteiden, viimeistelyviitteiden, pakkausodotusten ja toimitusoletusten vertailua ennen kuin toimittajien tarjouksia käsitellään vertailukelpoisina.

Esimerkki: Ravintolatuolin tarjouksen standardointi

Lähetä sama erittely jokaiselle toimittajalle. Tämä luo paljon luotettavamman vertailupohjan.

Erittele, mitä kunkin toimittajan tarjous sisältää

Älä koskaan vertaa pelkästään otsikkohintaa.Asianmukaisesta lainauksesta tulee käydä ilmi, mitä siihen sisältyy ja mitä ei sisälly.Ravintolakalusteiden osalta tarkista ainakin nämä kustannusluokat:

• Itse huonekalut
• Mukauttaminen
• Verhoilu
• Erikoisviimeistelyt
• Näytteet
• Pakkaus
• Laaduntarkastus
• Rahti
• Vakuutus
• Tullit
• Verot
• Satama- tai terminaalimaksut
• Paikallinen toimitus
• Asennus
• Varaosat
• Myynnin jälkeinen palvelu

Kaikissa hankkeissa ei ole kaikkia näitä kustannuksia, mutta jokainen niistä on otettava huomioon.

Ravintolakalusteiden tarjousvertailulomake

Tämän taulukon tarkoituksena ei ole pakottaa kaikkia toimittajia samoihin kaupallisiin ehtoihin. Sen tarkoituksena on tehdä eroista näkyviä.

Vertaa kokonaiskustannuksia yksikköhinnan sijaan

Yksikköhinta on hyödyllinen, mutta sen ei pitäisi olla lopullinen päätöksentekoperuste.

Oletetaan, että tarvitset 300 ravintolatuolia:

• Toimittaja A: 45 puntaa tuolia kohden
• Toimittaja B: 49 puntaa tuolia kohden
• Toimittaja C: 52 puntaa tuolia kohden

Ensi silmäyksellä toimittaja A näyttää itsestään selvältä valinnalta.Mutta kuvittele, että lainaukset todella sisältävät:

Halvimman yksikköhinnan omaava toimittaja ei ole enää toimittaja, jolla on alhaisimmat arvioidut projektikustannukset.Siksi ostajien tulisi laskea kokonaiskustannukset tai tarvittaessa projektin kokonaiskustannukset.

◊ Mikä on kokonaiskustannus laskettuna?

Kokonaiskustannukset lasketaan kalusteiden kuljettamisesta haluttuun määränpäähän aiheutuneilla kustannuksilla, mukaan lukien asiaankuuluvat osto-, kuljetus- ja tuontikustannukset.

Transaktiosta riippuen tämä voi sisältää:

Tuotekustannukset + pakkaus + rahti + vakuutus + tullimaksut + verot + määränpään maksut + paikallinen toimitus

Tarkat komponentit riippuvat kaupallisesta järjestelystä ja määränpäästä.

Jos huonekaluja tuodaan maahan, selvennä sovittua Incoterm-ehtoa sen sijaan, että olettaisit, että "toimitus sisältyy hintaan" tarkoittaa toimitusta tiloihinne.

Kansainvälinen kauppakamari selittää, että Incoterms® 2020 määrittelee ostajien ja myyjien väliset vastuut, kustannukset ja riskit tunnustettujen kauppaehtojen mukaisesti. Esimerkiksi FOB-lausekkeessa myyjä toimittaa tavarat alukseen nimettyyn laivaussatamaan, minkä jälkeen ostaja kantaa säännössä määritellyt kustannukset ja riskit.

Vastaavasti DDP-tavarakaupan tapauksessa myyjä vastaa toimituksesta nimettyyn määräpaikkaan, mukaan lukien tuontitullaus ja sovellettavat tullit ja verot säännön mukaisesti.

◊ Tärkeää: Vertaa samanlaista samanlaiseen

Jos yksi toimittaja tarjoaa FOB-hintaa ja toinen DDP-hintaa, niiden hinnat eivät ole suoraan vertailukelpoisia.

Kirjaa tarkka kaupallinen termi jokaisen tarjouksen viereen.

Esimerkiksi:

• Toimittaja A — FOB-nimetty satama
• Toimittaja B — CIF nimetty määräsatama
• Toimittaja C — DDP:n nimeämä toimituspaikka

Myös määränpää ja nimetty paikka tulee kirjata muistiin.ICC:n Incoterms-ohjeissa todetaan, että eri säännöt jakavat kustannukset, vastuut ja riskit eri tavoin, joten kaupallinen ehto on otettava huomioon tarjouksia vertailtaessa.

Vertaile toimitusaikoja ja tilausehtoja

Hinta on vain yksi osa ravintolakalusteiden hankintaa.Jos kalusteet saapuvat ravintolan avajaispäivän jälkeen, halvemmasta tarjouksesta voi tulla kallis päätös.

Pyydä jokaista toimittajaa toimittamaan:

• Näytteen läpimenoaika
• Tuotannon läpimenoaika
• Toimitusaika
• Arvioitu toimituspäivä
• MOQ
• Maksuehdot
• Tarjouksen voimassaolo
• Tuotantoaikataulu
• Peruutusehdot
• Muutostilausehdot

❖ Tuotannon läpimenoaika

Erillinen näytteen hyväksyntä tuotannosta.

Esimerkiksi:

Spesifikaation hyväksyntä → Näyte → Näytteen hyväksyntä → Tuotanto → Laaduntarkastus → Pakkaus → Toimitus → Toimitus

Toimittajaa, joka mainitsee ”kuusi viikkoa” selittämättä, mitä kyseinen ajanjakso kattaa, voi olla vaikea verrata toiseen toimittajaan, joka selvästi erottaa valmistuksen ja toimituksen.

❖ Minimitilausmäärä

Myös MOQ voi vaikuttaa tarjouksen todelliseen arvoon.

Jos tarvitset 150 tuolia, mutta toimittaja vaatii 300 yksikköä, sinun ei tule kohdella 300 yksikön hintaa vastaavana kuin toimittaja, joka on halukas toimittamaan 150 tuolia.

Kysy, onko:

• MOQ on neuvoteltavissa
• Hinta muuttuu pienemmillä määrillä
• Lisäyksiköitä voidaan pitää hallussa tulevaa käyttöä varten
• Samaa mallia voi tilata myöhemmin uudelleen

❖ Maksuehdot

Kaksi toimittajaa voi tarjota saman kokonaishinnan, mutta heillä voi olla hyvin erilaiset maksurakenteet.

Vertaa:

• Talletusprosentti
• Saldomaksu
• Maksun virstanpylväs
• Maksuaikataulu
• Hyväksytyt maksutavat
• Tuotannon aloittamisen edellytykset

Kirjaa nämä termit vertailutaulukkoosi.

Tarkista hinnan takana olevat laatuerot

Hintaero heijastaa usein aitoa eroa tuotteessa.40 punnan ja 60 punnan ravintolatuolit saattavat näyttää valokuvassa samankaltaisilta, mutta eroavat toisistaan ​​seuraavissa asioissa:

• Runkorakenne
• Materiaalin paksuus
• Hitsauslaatu
• Puun erittely
• Vaahto
• Verhoilu
• Laitteisto
• Valmis
• Testaus
• Laadunvalvonta
• Takuu
• Odotettu käyttöikä

Siksi hintojen rinnalla tulisi tarkastella myös teknisiä tietoja.

Kysy, mitä saat vastineeksi erosta

Jos toimittaja B on 15 % kalliimpi, kysy:

Mitä lisäarvoa tuo 15 %?

Se voi sisältää:

• Parempi kestävyys kaupallisessa käytössä
• Vahvempi rakenne
• Parempi verhoilu
• Mukautettu viimeistely
• Tarkempi laadunvalvonta
• Parempi pakkaus
• Nopeampi toimitus
• Pidempi takuu
• Kattavampi myynnin jälkeinen tuki

Korkeampi hinta ei ole automaattisesti parempi. Tärkeä kysymys on, tarjoaako lisäkustannus merkityksellistä arvoa projektille.

✦ Laadun vertailuesimerkki

Ostaja voi sitten päättää, ovatko toimittajan B lisäkustannukset perusteltuja.

Tarkista näyte ennen toimittajan valitsemista

Jos tilaus on merkittävä, pyydä fyysinen näyte.Tarjous kertoo, mitä toimittaja lupaa toimittaa. Näytekappaleen avulla voit tutustua tuotteen ulkonäköön ja tuntumaan.

Tarkista:

➫ Mitat

Mittaa tuoli tai pöytä ja vertaa sitä teknisiin tietoihin.

Rakentaminen

Tarkastaa:

• Nivelet
• Hitsaukset
• Kehyksen kohdistus
• Jalat
• Kiinnittimet
• Vahvistaminen
• Istuimen kiinnitys

➫ Mukavuus

Ravintolan istumapaikkojen osalta kannattaa ottaa huomioon:

• Istuimen korkeus
• Istuimen syvyys
• Selkätuki
• Tyynyn kovuus
• Käsinojan asento
• Yleinen ryhti

➫ Valmis

Tarkista seuraavat:

• Epätasainen väri
• Naarmut
• Huono pinnoite
• Karkeat reunat
• Näkyviä vikoja
• Epäjohdonmukainen viimeistely

➫ Verhoilu

Katso:

• Ompeleminen
• Saumat
• Kankaan laatu
• Vaahtomuovituki
• Kulmien viimeistely
• Värin yhtenäisyys

Jos näyte hyväksytään, varmista, että hyväksytty malli, kangas, viimeistely ja asiaankuuluvat tiedot kirjataan ostodokumentaatioon.

Vertaa toimittajien kokemusta ja tuotantokapasiteettia

Tarjous itsessään ei kerro, pystyykö toimittaja toimittamaan suuren projektin onnistuneesti.

Kysy aiheesta:

• Kokemusta ravintolakalusteiden parissa
• Samankaltaisia ​​valmistuneita projekteja
• Tuotantokapasiteetti
• Laadunvalvontaprosessi
• Toistotilausmahdollisuus
• Räätälöintikokemus
• Vientikokemus, jos se on olennaista
• Vaihto- ja jälkimyyntituki

Ravintolaketjulle on kiinnitettävä erityistä huomiota toistuvien tilausten tekoon.Kuvittele, että avaat viisi toimipistettä, joissa myydään samaa tuolia, ja sitten kuusi kuukautta myöhemmin huomaat, että valmistaja ei pysty toistamaan tarkkaa väriä tai mallia.Se voi aiheuttaa tarpeettomia suunnittelun epäjohdonmukaisuuksia.

Tarkista, mitä tapahtuu synnytyksen jälkeen

Hyvässä vertailussa tulisi ottaa huomioon myös myynnin jälkeinen tuki.

Kysyä:

• Mitä tapahtuu, jos tuolit saapuvat vaurioituneina?
• Miten pulatilanteisiin puututaan?
• Mitä tapahtuu, jos tuotteet eivät vastaa hyväksyttyjä spesifikaatioita?
• Onko varaosia saatavilla?
• Miten takuuvaatimukset lähetetään?
• Kuka maksaa viallisten vaihtotuotteiden kustannukset?
• Kuinka nopeasti ongelmat yleensä ratkeavat?

Nämä kysymykset eivät välttämättä muuta tarjoushintaa, mutta ne voivat vaikuttaa merkittävästi oston käytännön riskiin.

Kuinka valita eri ravintolakalusteiden tarjousten välillä

Kun lainaukset on normalisoitu, käytä strukturoitua pisteytysjärjestelmää.

Esimerkiksi:

Arvioi jokainen toimittaja samojen kriteerien perusteella.

Painotusten tulisi heijastaa projektia.

• Jos ravintolan avajaiset on tehty tiukalla määräajalla, läpimenoajalla voi olla suurempi painoarvo.
• Huippuluokan hotelliprojektissa materiaalien laatu, viimeistely ja räätälöinti voivat olla tärkeämpiä.
• Useassa ravintolaryhmässä johdonmukaisuus ja toistuvien tilausten tekokyky saattavat ansaita enemmän huomiota.
  
  

Älä jätä huomiotta toimittajien viestintää

Viestinnän laatu voi olla tärkeä käytännön mittari.

Tarjousprosessin aikana on otettava huomioon, onko toimittajalla seuraavat edellytykset:

• Vastaa kysymyksiin selkeästi
• Tarjoaa täydelliset tiedot
• Ilmoittaa rajoituksista rehellisesti
• Selittää läpimenoajat
• Tarjoaa näytteitä nopeasti
• Asiakirjojen tarkistukset
• Reagoi johdonmukaisesti

Toimittajan kanssa, joka antaa hieman korkeamman mutta yksityiskohtaisen ja läpinäkyvän tarjouksen, voi olla helpompi tehdä yhteistyötä kuin sellaisen, joka tarjoaa epätavallisen alhaisen hinnan ja epämääräiset vastaukset.

Punaisia ​​lippuja ravintolakalusteiden lainauksissa

Ole varovainen, kun näet:

♦ Epätavallisen alhainen hinta

Kilpailevia tarjouksia huomattavasti alhaisempi hinta ansaitsee tutkimisen.Kysy, mitä on poistettu tai vähennetty.

♦ Puuttuvat tiedot

Jos toimittaja ei pysty selkeästi ilmoittamaan materiaaleja, mittoja, viimeistelyä tai rakennetta, et ehkä vertaile samanlaisia ​​tuotteita.

♦ Ei selkeää toimituspäivämäärää

Vältä kriittisen projektipäätöksen tekemistä epämääräisten lupausten, kuten "nopea toimitus", perusteella.

♦ Epäselvät Incoterms-lausekkeet

Hinta, jossa ei ole nimettyä toimituspistettä tai kaupallista ehtoa, voi tehdä toimituskustannuslaskelmista epäluotettavia.

♦ Ei näytevaihtoehtoa

Merkittävien räätälöityjen tai irtotilausten tapauksessa kyvyttömyys tai haluttomuus toimittaa näytettä voi lisätä ostoriskiä.

♦ Epäselvä takuu

Takuun tulee sisältää selvityksen siitä, mitä takuu kattaa ja kuinka kauan.

Käytännöllinen ravintolakalusteiden tarjousarviointikaava

Hyödyllinen ostostrategia on:

Paras toimittaja ≠ Halvin yksikköhinta

Sen sijaan:

Paras toimittaja = Sopiva laatu + Vertailukelpoinen erittely + Kilpailukykyiset kokonaiskustannukset + Luotettava toimitus + Hyväksyttävä riski

Voit myös laskea käyttövuoden kustannukset vertaamalla tuotteita, joilla on huomattavasti erilaiset kestävyysodotukset.

Esimerkiksi:

Arvioidut vuosikustannukset = Kokonaisosto- ja toimituskustannukset ÷ odotettu käyttöaika

Tätä ei tule pitää tarkkana ennusteena huonekalujen käyttöiästä. Se on yksinkertaisesti budjetointityökalu, joka kannustaa ostajia harkitsemaan pitkän aikavälin arvoa pelkän alkuperäisen hinnan sijaan.

Johtopäätös

Ravintolakalusteiden tarjousten tehokas vertailu vaatii enemmän kuin kolmen yksikköhinnan laittamista vierekkäin.

Aloita antamalla jokaiselle toimittajalle samat huonekalutiedot. Jaa sitten jokainen tarjous tuotekustannuksiin, räätälöintiin, pakkaukseen, toimitukseen, veroihin, tulleihin, toimitukseen ja muihin sovellettaviin maksuihin.

Seuraavaksi vertaile odotettuja kokonaiskustannuksia pelkän yksikköhinnan sijaan. Tarkastele hintaerojen taustalla olevaa laatua, tarkasta näytteet, tutki toimitusaikoja ja tilausehtoja sekä arvioi jokaisen toimittajan tuotantokapasiteettia ja jälkimarkkinointitukea.

Kansainvälisissä ostoissa kiinnitä erityistä huomiota sovittuun Incoterm-toimituslausekkeeseen, koska esimerkiksi EXW, FOB ja DDP jakavat kustannukset, vastuut ja riskit eri tavoin.

Viime kädessä paras ravintolakalusteiden tarjous on se, joka tarjoaa oikean yhdistelmänlaatu, erittely, kokonaiskustannukset, toimitusvarmuus ja toimittajatukijuuri sinun projektiisi.

Usein kysytyt kysymykset