Come confrontare i preventivi per l'arredamento di ristoranti da diversi fornitori

Quando si acquistano mobili per un ristorante, un bar, un hotel o un progetto di ospitalità, ricevere diversi preventivi può sembrare un modo semplice per trovare il prezzo migliore. In pratica, confrontaremobili per ristorantiLa formulazione dei preventivi è più complessa perché i fornitori non sempre si basano esattamente sulle stesse specifiche, quantità, materiali, termini di consegna o livelli di servizio.

Un fornitore potrebbe offrire un prezzo unitario inferiore, ma escludere imballaggio e spedizione. Un altro potrebbe proporre un prezzo più alto per una sedia perché include una struttura più robusta, un rivestimento migliore, test aggiuntivi o una garanzia più lunga. Un terzo fornitore potrebbe offrire un prezzo competitivo, ma con tempi di produzione molto più lunghi.Per questo motivo, il preventivo più economico non è necessariamente il migliore.

L'approccio corretto consiste innanzitutto nello standardizzare i requisiti, confrontare esattamente ciò che offre ciascun fornitore, calcolare il costo totale previsto e solo successivamente valutare qualità, tempi di consegna, condizioni e affidabilità del fornitore.

Inizia confrontando le stesse specifiche dei mobili

Prima di confrontare i prezzi, assicurati che tutti i fornitori offrano lo stesso prodotto.

Questo è il passo più importante.

Se il fornitore A propone un preventivo per una sedia da ristorante standard, mentre il fornitore B propone un preventivo per una sedia personalizzata di qualità contract con rivestimento di pregio, i due prezzi non sono confrontabili in modo equo.

Le specifiche dei vostri mobili dovrebbero indicare:

• Modello o riferimento del prodotto
• Quantità
• Dimensioni
• Materiale della struttura
• Costruzione di sedile e schienale
• Tappezzeria
• Requisiti di schiuma o imbottitura
• Fine
• Colore
• Capacità di carico
• Requisiti di collaudo
• Personalizzazione
• Confezione
• Destinazione di consegna
• Requisiti di garanzia

Una recente analisi dei costi degli arredi per ristoranti commerciali raccomanda analogamente di confrontare codici articolo, quantità, dimensioni, riferimenti ai materiali, riferimenti alle finiture, aspettative di imballaggio e ipotesi di consegna prima di considerare comparabili i preventivi dei fornitori.

Esempio: Preventivo per la standardizzazione di una sedia da ristorante

Invia le stesse specifiche a tutti i fornitori. Questo crea una base di confronto molto più affidabile.

Dettaglia cosa include il preventivo di ciascun fornitore

Non confrontare mai solo il prezzo principale.Un preventivo corretto dovrebbe specificare chiaramente cosa è incluso e cosa è escluso.Per l'arredamento di ristoranti, si consiglia di valutare almeno le seguenti categorie di costo:

• I mobili stessi
• Personalizzazione
• Tappezzeria
• Finiture speciali
• Campioni
• Confezione
• Controllo qualità
• Trasporto
• Assicurazione
• dazi doganali
• Tasse
• Spese portuali o terminalistiche
• Consegna locale
• Installazione
• Parti di ricambio
• Servizio post-vendita

Non tutti i progetti avranno tutti questi costi, ma ognuno di essi dovrebbe essere preso in considerazione.

Foglio comparativo di preventivi per arredamento da ristorante

Lo scopo di questa tabella non è quello di imporre a tutti i fornitori le stesse condizioni commerciali, bensì di rendere visibili le differenze.

Confronta il costo totale anziché il prezzo unitario.

Il prezzo unitario è utile, ma non dovrebbe essere il fattore determinante nella scelta.

Supponiamo che ti servano 300 sedie per ristorante:

• Fornitore A: 45 sterline a sedia
• Fornitore B: 49 sterline a sedia
• Fornitore C: 52 sterline a sedia

A prima vista, il Fornitore A sembra la scelta più ovvia.Ma immaginate che le citazioni contengano effettivamente:

Il fornitore con il prezzo unitario più basso non è più il fornitore con il costo stimato del progetto più basso.Per questo motivo gli acquirenti dovrebbero calcolare il costo totale, comprensivo di tutte le spese, o, se del caso, il costo totale del progetto.

◊ Qual è il costo totale di sbarco?

Il costo totale di sbarco è il costo necessario per far arrivare i mobili a destinazione, comprensivo dei relativi costi di acquisto, trasporto e importazione.

A seconda della transazione, ciò può includere:

Costo del prodotto + imballaggio + trasporto + assicurazione + dazi doganali + tasse + spese di destinazione + consegna locale

I componenti esatti dipendono dall'accordo commerciale e dalla destinazione.

Se si tratta di mobili importati, è necessario chiarire l'Incoterm concordato anziché presumere che "spedizione inclusa" significhi consegna presso la propria sede.

La Camera di Commercio Internazionale spiega che gli Incoterms® 2020 definiscono responsabilità, costi e rischi tra acquirenti e venditori secondo termini commerciali riconosciuti. Ad esempio, con la clausola FOB, il venditore consegna la merce a bordo della nave nel porto di imbarco convenuto, dopodiché l'acquirente si assume i costi e i rischi specificati dalla clausola.

Analogamente, in base alla clausola DDP, il venditore si assume la responsabilità della consegna alla destinazione convenuta, compreso lo sdoganamento all'importazione e il pagamento dei dazi e delle imposte applicabili ai sensi della normativa.

◊ Importante: confrontare il simile con il simile

Se un fornitore quota con formula FOB e un altro con formula DDP, i loro prezzi non sono direttamente confrontabili.

Annotare le condizioni commerciali esatte accanto a ciascun preventivo.

Per esempio:

• Fornitore A — Porto denominato FOB
• Fornitore B — Porto di destinazione CIF
• Fornitore C — Luogo di consegna designato DDP

Occorre inoltre indicare la destinazione e il nome del luogo.Le linee guida Incoterms della ICC sottolineano che le diverse normative ripartiscono costi, responsabilità e rischi in modo differente, pertanto è necessario considerare i termini commerciali quando si confrontano le offerte.

Confronta i tempi di consegna e le condizioni d'ordine.

Il prezzo è solo uno degli aspetti da considerare nell'acquisto di arredi per un ristorante.Se i mobili arrivano dopo la data di apertura del ristorante, un preventivo più basso potrebbe rivelarsi una scelta costosa.

Chiedi a ogni fornitore di fornire:

• Tempi di consegna del campione
• Tempi di produzione
• Tempi di spedizione
• Data di consegna stimata
• MOQ
• Termini di pagamento
• validità della citazione
• Programma di produzione
• Condizioni di cancellazione
• Condizioni di modifica dell'ordine

❖ Tempi di produzione

Separare l'approvazione del campione dalla produzione.

Per esempio:

Approvazione delle specifiche → Campione → Approvazione del campione → Produzione → Controllo qualità → Imballaggio → Spedizione → Consegna

Un fornitore che indica "sei settimane" senza specificare cosa comprenda tale periodo potrebbe risultare difficile da confrontare con un altro fornitore che distingue chiaramente tra produzione e spedizione.

❖ Quantità minima d'ordine

Anche il quantitativo minimo d'ordine (MOQ) può influire sul valore effettivo di un preventivo.

Se hai bisogno di 150 sedie ma un fornitore ne richiede 300, non dovresti considerare il prezzo per 300 sedie equivalente a quello offerto da un fornitore disposto a fornirne 150.

Chiedi se:

• La quantità minima d'ordine è negoziabile.
• Il prezzo varia al diminuire delle quantità.
• È possibile riservare unità aggiuntive per un utilizzo futuro.
• Lo stesso modello può essere riordinato in seguito

❖ Condizioni di pagamento

Due fornitori possono preventivare lo stesso prezzo totale, ma avere strutture di pagamento molto diverse.

Confrontare:

• percentuale di deposito
• Pagamento del saldo
• Traguardo di pagamento
• Tempistiche di pagamento
• Metodi di pagamento accettati
• Condizioni per l'inizio della produzione

Annota questi termini nel tuo foglio di confronto.

Verifica le differenze di qualità che si celano dietro il prezzo

Una differenza di prezzo spesso riflette una reale differenza nel prodotto.Una sedia da ristorante da 40 sterline e una sedia da ristorante da 60 sterline possono sembrare simili in una fotografia, ma differiscono per:

• Costruzione del telaio
• Spessore del materiale
• Qualità della saldatura
• Specifiche del legno
• Schiuma
• Tappezzeria
• Hardware
• Fine
• Test
• Controllo qualità
• Garanzia
• Durata di servizio prevista

Per questo motivo, le specifiche tecniche dovrebbero essere valutate insieme ai prezzi.

Chiedi cosa ottieni in cambio della differenza

Se il fornitore B è più caro del 15%, chiedi:

Quale valore aggiunto apporta quel 15%?

Potrebbe includere:

• Migliore durata commerciale
• Costruzione più robusta
• La migliore tappezzeria
• Finitura fredda
• Controllo qualità più dettagliato
• Imballaggi migliori
• Consegna più rapida
• Garanzia più lunga
• Un supporto post-vendita più completo.

Un prezzo più alto non è automaticamente sinonimo di migliore. La questione fondamentale è se il costo aggiuntivo apporti un valore significativo al vostro progetto.

✦ Esempio di confronto qualitativo

L'acquirente può quindi decidere se il costo aggiuntivo richiesto dal Fornitore B sia giustificato.

Controlla il campione prima di scegliere il fornitore

Se l'ordine è consistente, richiedete un campione fisico.Un preventivo ti dice cosa il fornitore promette di fornirti. Un campione ti permette di esaminare l'aspetto e la consistenza del prodotto.

Controllo:

➫ Dimensioni

Misura la sedia o il tavolo e confronta le misure con le specifiche.

Costruzione

Ispezionare:

• Giunti
• Saldature
• Allineamento del frame
• Gambe
• Elementi di fissaggio
• Rinforzo
• Attacco del sedile

➫ Comfort

Per la disposizione dei posti a sedere al ristorante, si consiglia di considerare:

• Altezza seduta
• Profondità del sedile
• Supporto per la schiena
• Fermezza del cuscino
• Posizione del bracciolo
• Postura generale

➫ Fine

Verificare quanto segue:

• Colore non uniforme
• Graffi
• Rivestimento scadente
• bordi irregolari
• Difetti visibili
• Finitura non uniforme

➫ Rivestimenti

Guardare:

• Cucitura
• cuciture
• Qualità del tessuto
• Supporto in schiuma
• Finitura degli angoli
• uniformità del colore

Se il campione viene approvato, assicurarsi che il modello, il tessuto, la finitura e le specifiche pertinenti approvati siano riportati nella documentazione d'acquisto.

Confronta l'esperienza e la capacità produttiva dei fornitori.

Il preventivo di per sé non indica se un fornitore sia in grado di portare a termine con successo un progetto di grandi dimensioni.

Chiedi informazioni su:

• Esperienza con mobili da ristorante
• Progetti simili completati
• Capacità produttiva
• processo di controllo qualità
• Capacità di ripetere gli ordini
• Esperienza di personalizzazione
• Esperienza nell'esportazione, ove pertinente
• Sostituzione e assistenza post-vendita

Per una catena di ristoranti, la capacità di fidelizzare i clienti e incentivare gli ordini ripetuti merita particolare attenzione.Immaginate di aprire cinque punti vendita con la stessa sedia e poi scoprire, sei mesi dopo, che il produttore non è in grado di riprodurre esattamente lo stesso colore o modello.Ciò può creare incoerenze di progettazione non necessarie.

Scopri cosa succede dopo la consegna

Un buon confronto dovrebbe considerare anche l'assistenza post-vendita.

Chiedere:

• Cosa succede se le sedie arrivano danneggiate?
• Come vengono gestite le carenze?
• Cosa succede se i prodotti non corrispondono alle specifiche approvate?
• Sono disponibili pezzi di ricambio?
• Come si presentano le richieste di garanzia?
• Chi paga per le sostituzioni difettose?
• Con che rapidità vengono solitamente risolti i problemi?

Queste domande potrebbero non modificare il prezzo del preventivo, ma possono incidere significativamente sul rischio pratico dell'acquisto.

Come scegliere tra diversi preventivi per l'arredamento di un ristorante

Una volta normalizzate le quotazioni, utilizzare un sistema di punteggio strutturato.

Per esempio:

Valuta ciascun fornitore in base agli stessi criteri.

La ponderazione dovrebbe rispecchiare il progetto.

• Nel caso di un ristorante che apre entro una data precisa, il preavviso potrebbe assumere maggiore importanza.
• Per un progetto alberghiero di lusso, la qualità dei materiali, le finiture e la personalizzazione possono essere ancora più importanti.
• Per una catena di ristoranti con più sedi, la coerenza e la capacità di fidelizzare i clienti meritano maggiore attenzione.
  
  

Non ignorare le comunicazioni dei fornitori

La qualità della comunicazione può essere un importante indicatore pratico.

Durante la fase di richiesta di preventivo, valutare se il fornitore:

• Risponde alle domande in modo chiaro
• Fornisce le specifiche complete
• Limiti delle bandiere, onestamente
• Spiega i tempi di consegna
• Fornisce campioni tempestivamente
• Revisioni dei documenti
• Risponde in modo coerente

È più facile collaborare con un fornitore che offre un preventivo leggermente più alto ma dettagliato e trasparente rispetto a uno che propone un prezzo insolitamente basso con risposte vaghe.

Segnali d'allarme nei preventivi per l'arredamento dei ristoranti

Siate cauti quando vedete:

♦ Un prezzo insolitamente basso

Un prezzo nettamente inferiore ai preventivi della concorrenza merita di essere approfondito.Chiedi cosa è stato escluso o ridotto.

♦ Specifiche mancanti

Se il fornitore non è in grado di specificare chiaramente materiali, dimensioni, finitura o tipo di costruzione, è possibile che il confronto non coincida con prodotti equivalenti.

♦ Nessuna data di consegna precisa

Evitate di prendere decisioni cruciali per un progetto basandovi su promesse vaghe come "consegna rapida".

♦ Incoterms poco chiari

Un prezzo senza un punto di consegna specificato o termini commerciali può rendere inaffidabili i calcoli dei costi di sbarco.

♦ Nessuna opzione di campione

Per ordini personalizzati o all'ingrosso di notevole entità, l'impossibilità o la riluttanza a fornire un campione può aumentare il rischio d'acquisto.

♦ Garanzia non chiara

La garanzia dovrebbe specificare cosa è coperto e per quanto tempo.

Una formula pratica per valutare i preventivi per l'arredamento di ristoranti.

Un approccio utile all'acquisto è il seguente:

Miglior fornitore ≠ Prezzo unitario più basso

Invece:

Fornitore migliore = Qualità adeguata + Specifiche comparabili + Costo totale competitivo + Consegna affidabile + Rischio accettabile

È inoltre possibile calcolare il costo per anno di utilizzo quando si confrontano prodotti con aspettative di durata sostanzialmente diverse.

Per esempio:

Costo annuo stimato = Costo totale di acquisto e consegna ÷ periodo di servizio previsto

Questo dato non deve essere considerato una previsione esatta della durata di vita di un mobile. Si tratta semplicemente di uno strumento di pianificazione del budget che incoraggia gli acquirenti a valutare il valore a lungo termine anziché concentrarsi solo sul prezzo iniziale.

Conclusione

Per confrontare efficacemente i preventivi per l'arredamento di un ristorante, non basta semplicemente affiancare i prezzi di tre singoli elementi.

Inizia fornendo a ogni fornitore le stesse specifiche per i mobili. Quindi, suddividi ogni preventivo in costo del prodotto, personalizzazione, imballaggio, spedizione, tasse, dazi doganali, consegna e altri oneri applicabili.

In seguito, confronta il costo totale previsto anziché il solo prezzo unitario. Analizza la qualità che si cela dietro le differenze di prezzo, esamina i campioni, verifica i tempi di consegna e le condizioni d'ordine e valuta la capacità produttiva e l'assistenza post-vendita di ciascun fornitore.

Per gli acquisti internazionali, è fondamentale prestare particolare attenzione all'Incoterm concordato, poiché termini come EXW, FOB e DDP ripartiscono costi, responsabilità e rischi in modo differente.

In definitiva, il miglior preventivo per l'arredamento del ristorante è quello che offre la giusta combinazione diqualità, specifiche, costo totale, affidabilità della consegna e supporto del fornitoreper il tuo progetto specifico.

Domande frequenti