Съвети за планиране на пространството за маси за банкети и събития

Повечето проблеми с оформлението на банкетите не са грешки в дизайна. Те са грешки в измерванията. Зала, която изглежда просторна на хартия, може да изглежда тясна в нощта на събитието, защото размерите на масите са били грешни, разстоянията между масите са били недостатъчни или избраната конфигурация за типа събитие не е съответствала на плана на етажа. Тези грешки са често срещани и произтичат от това, че изборът на маси за гостоприемство се третира като естетическо, а не като решение за планиране.

Всяко решение за план на етажа, което следва разстоянието между столовете, ширината на пътеката, маршрута за обслужване, броя на заетите и достъпния път, се определя от вида на масата и нейните размери. Разбирането на категориите налични маси за хранене в хотелиерството, за какво всъщност е предназначена всяка от тях и какво означават на практика изискванията за пространство на човек, е мястото, откъдето започва ефективното планиране на пространството за събития. Това ръководство обхваща избора на маси, стандартите за разстояние, конфигурациите на оформлението по вид събитие и повтаряем работен процес за планиране, така че числата да работят преди самото събитие.

Защо масите за гостоприемство са движещата сила на целия етажен план?

Масите са неподвижната котва на банкетното оформление. След като се определи тяхното разположение и разположение, всяко друго пространствено решение се превръща в последваща корекция. Капацитетът, движението, пътеките за обслужване, сцената и дори това колко оживено или спокойно се усеща в залата, всичко това се оформя от първоначалния план на масата. Две оформления, използващи едно и също помещение, едно и също меню и един и същ декор, могат да се представят много различно, просто защото масите са с различен размер, разположение или ориентация.

Изборът на маса определя и как ще функционира събитието. Някои формати зависят от балансирано взаимодействие и лесен разговор. Други зависят от ясна видимост към фокусна точка, предвидими маршрути за движение и бързо пренастройване между сегментите на програмата. Работните сесии добавят още един слой, защото участниците се нуждаят от лично работно пространство, видимост напред и практичен достъп до материали и технологии. Тези нужди не са взаимозаменяеми. Когато планът на масата не съответства на формата на събитието, това се превръща в структурен проблем, който персоналът и стилът не могат да решат напълно впоследствие.

Най-важното е, че масите задават физическата основа за събитието. Решенията за мебелите, взети предварително, включително размерите и разположението на масите, влияят върху комфорта на гостите, движението им и колко дълго са склонни да останат ангажирани в пространството. Ако издърпването на столовете е тясно, пътеките са пресечени или потокът от места за сядане пресича маршрутите на сядане, залата започва да работи срещу програмата. Когато планирането на масите се извърши рано и се валидира спрямо реалните пътища на движение, пространството поддържа желаното от вас темпо, вместо да се налагат компромиси по време на обслужване.

Видове маси за гостоприемство и как всеки от тях се представя в оформление

Следните категории маси обикновено покриват основните функции в банкетните зали и пространствата за събития в хотелите. Всяка от тях има определена роля в плана на етажа. Целта не е да се намери най-добрата маса, а да се изгради комбинация, която е съобразена с целта на събитието и ограниченията на помещението.

▰ Кръгли банкетни маси: Социални и гала събития

Кръглите банкетни маси са често срещан избор за социални събития. Сватби, гала вечери, вечери с награди и тържества често се избират по подразбиране, защото геометрията осигурява равни зрителни линии от двете страни на масата, като по този начин всеки гост е част от един и същ разговор, вместо да разделя взаимодействието на две части. Разстоянието между масите все още определя дали това предимство е валидно в пълна зала. Когато масите са разположени твърде близо, гостите се чувстват открити и претъпкани, което може да съкрати разговорите и да намали общия комфорт. Този модел е документиран в „Отговорите на потребителите на разстоянието между масите“ на Корнел , който показва, че посетителите реагират негативно, когато личното пространство и възприеманата поверителност са намалени. На практика, типична кръгла маса удобно побира осем души, докато по-голяма кръгла маса може да побере от 10 до 12 души, когато искате по-големи групи да останат заедно.

Кръглите маси са най-подходящи за големи, квадратни или отворени помещения, където необходимият кръгъл празни пространства около тях не създава прекомерно мъртво пространство в ъглите или по стените. Компромисът е площта на пода. Поради кръглия си отпечатък, кръглите маси изискват повече квадратни футове на гост, отколкото правоъгълните варианти. В помещения, където броят на посетителите е ограничение по отношение на приходите или капацитета, си струва да се изчисли тази допълнителна площ, преди да се решите на кръгла конфигурация за цяла стая.

Нуждаете се от кръгли маси за сватби или гала тържества? Кръглата банкетна маса на Yumeya Furniture се предлага в персонализирани размери, с ясни спецификации, за да можете уверено да планирате броя и разположението на местата.

▰ Правоъгълни банкетни маси: Корпоративни и структурирани събития

Правоъгълните банкетни маси са по-ефективният от гледна точка на пространството вариант в помещения, където гъстотата на гостите е по-важна от динамиката на разговорите. Двете стандартни дължини, използвани в търговските заведения за хотелиерство и ресторантьорство, побират съответно 6 до 8 и 8 до 10 гости. В правоъгълните помещения тези маси се вписват точно в геометрията и позволяват по-тясно управление на пътеките в сравнение с кръглите, което обикновено означава повече маси от една и съща подова плоча. Те могат да се комбинират и една до друга, за да образуват непрекъснати редове за главни маси, семеен стил хранене или дълги банкетни конфигурации.

Социалната динамика е по-структурирана, отколкото при кръглите маси. Гостите сядат по успоредни ръбове, а не около общ център, което е подходящо за корпоративни вечери, церемонии по награждаване и събития с ясна фокусна точка в предната част на залата. Ръководството за оформление на банкети на Social Tables потвърждава, че правоъгълните маси са практичен избор за дълги или тесни зали и за всяко оформление, където програмата на събитието изисква всички гости да са обърнати в една и съща посока. Дългите непрекъснати редове трябва да бъдат прекъсвани от напречни пътеки на всеки четири до шест маси, така че гостите да могат да стигнат до залата, без да минават по цялата дължина на реда.

За маси за глава и конфигурации с дълги редове, Yumeya Furniture предлага персонализиран размер   правоъгълна банкетна маса   опция с ясни спецификации, което улеснява планирането на напречните пътеки, издърпването на столовете назад и потока на обслужване.

▰ Конферентни маси: Срещи, обучения и работни сесии

Конферентните маси са предназначени за работа, а не за хранене. Всеки участник се нуждае от лично работно място за лаптоп или документи, ясна видимост напред към водещия или екрана и достатъчно пространство за влизане и излизане, без да се нарушава целия ред. Това функционално изискване променя незабавно плана на пространството, тъй като местата за срещи обикновено се нуждаят от по-широка циркулация и повече използваема повърхност на човек, отколкото банкетните маси за хранене.

Конферентните маси са най-подходящи за обучения, семинари, заседания в заседателни зали и зали за дискусии, където целта е продуктивността. Ако мястото ви се редува между формати за срещи и банкети, третирайте конферентните маси като специална категория инвентар, вместо да се опитвате да налагате банкетните маси и в двете роли. Резултатът е по-бързо нулиране, по-чисто подравняване и по-малко компромиси по време на програмата.

Ако вашето място се нуждае от оформление, подходящо за срещи, конферентните маси на Yumeya се предлагат във формати, предназначени за използване на събития, със спецификации, които правят планирането и пренастройването по-предвидими.

▰ Търговски бюфетни маси: обслужване и излагане

Търговските бюфет маси не са мебели за сядане. Те са обслужващата инфраструктура. Те държат храна, напитки и експонати и оформят как се движи помещението по време на пиково обслужване. Бюфетната станция заема повече място от просто площта на масата. Също така се нуждаете от място за чакане отпред и достъп на персонала за попълване на заликите. Ако първо изчислите капацитета на гостите и добавите бюфета по-късно, обикновено се оказва, че крадете обращение от пътеките или вкарвате опашката в маршрут с голям трафик.

Планирането на бюфета работи най-добре, когато третирате зоната за бюфет като зона, която не е предназначена за сядане, и я премахнете рано, след което изградите плана за хранене около останалото. Стенните линии улесняват движението. Островните пътеки могат да увеличат пропускателната способност, но изискват чисти пътеки от двете страни и ясни точки за вход и изход, за да се предотврати разливането на опашката върху пода на трапезарията.

За заведения, които често се пренастройват, търговските бюфет маси на Yumeya включват готови за сервиране формати, предназначени за многократно подреждане и разглобяване, с решения, които поддържат по-бърза смяна и по-ефективно съхранение.

▰ Маси за коктейли: Прием и работа в мрежа

Масите за коктейли, понякога наричани „хайбой“, са високи, компактни маси, предназначени за приеми с правостоящи, събития за работа в мрежа и коктейлни часове преди събития. Тяхната ценност е в плътността. Зоната за прием обикновено може да побере повече гости на същото място, когато хората стоят и се движат, в сравнение с напълно разположена банкетна зона с места за сядане. Това прави масите за коктейли полезни, когато имате нужда от място, за да поемете ранно пристигащи, да поддържате енергията висока и да осигурите свободни пътища преди началото на частта със седящи места на събитието.

Масите за коктейли също така създават естествени клъстери за разговор, без да задържат гостите на фиксирани позиции. Основният риск при планирането е прекомерното оразмеряване на зоната за прием. Ако добавите твърде много столове или преместите масите твърде близо една до друга, пространството престава да функционира като зона за прием и започва да се усеща като тясна трапезария. По-изчистен подход е зоната за коктейли да се зонира отделно от основния банкетен етаж, така че всяка зона да може да функционира с предвидената си плътност, без да се конкурира за едни и същи маршрути за движение.

За оформление на рецепции и преди събития, опциите за коктейлни маси на Yumeya Furniture предлагат формати, готови за събития, със спецификации, които улесняват планирането на броя, разстоянието и маршрутите на движение.

Бърз преглед: Видове маси за гостоприемство и планиране на разположението им

Пространство на човек: Изчисленията, които предотвратяват пренаселеността

Показателите за площ на човек са числата, които предотвратяват най-често срещаните грешки при планирането на събития. Честата грешка е прилагането на една цифра към брутната площ на помещението, без да се отчитат приспаданията, които намаляват използваемата площ на пода, или използването на показател от грешен тип конфигурация за действително планираното оформление.

▻ Конфигурации за банкет със седнали места

Ръководството за планиране на банкетни зали на Coohom посочва от 10 до 12 квадратни фута на седящ гост за банкетни събития с кръгла маса като работен минимален диапазон, в съответствие с насоките на NACE. По-комфортното разпределение, при което гостите могат да избутват столове назад, да стоят прави и да се движат, без да се притискат към съседните маси, е по-близо до 13 квадратни фута на човек. За правоъгълни банкетни маси стандартът е 8 квадратни фута на човек, като се увеличава до 9 или 10, когато форматът на събитието включва по-често движение на гостите, например при обслужване в семеен стил. Разстоянието между кръглите и правоъгълните фигури отразява кръговото пространство, необходимо за кръглите маси.

По отношение на разстоянието между центровете, ръководството за банкетно оформление на Social Tables потвърждава, че кръгла маса с диаметър 60 инча (152 см) се нуждае от 10 фута (3 метра) между центровете в редица, а кръгла маса с диаметър 72 инча (152 см) се нуждае от 11 фута (3,3 метра). Правоъгълният ред маси се нуждае само от ширината си плюс 18 инча (45 см) дълбочина на столовете от всяка дълга страна. На тези разстояния гостът може да се изправи и да избута стола си назад, без той да удря седалката зад него.

▻ Конфигурации за конференции и срещи

Конферентните конфигурации изискват значително повече площ на човек от трапезарията, а видът на подредбата може съществено да промени това число. Стилът „заседателна зала“ обикновено изисква от 20 до 25 квадратни фута на човек. U-образните и квадратните подредби варират от 25 до 30 квадратни фута, тъй като отворената централна зона заема площ, която не е подходяща за сядане. Местата за сядане в стил класна стая с 30-инчови маси са от 18 до 22 квадратни фута на човек, в зависимост от това дали е необходимо място за лаптоп. Тези цифри са от най-голямо значение, когато хотелска зала за събития преминава от конферентна към банкетна конфигурация: една и съща подова плоча може да побере 120 гости на кръгли маси за вечеря, но само 50 в конфигурация „заседателна зала“. Планът за пренастройка между двата формата трябва да отчита тази разлика в пространствените изисквания, а не само времето, необходимо за преместване на мебелите.

▻ Приспадане на това, което гостите не могат да използват

Брутната площ на помещението никога не е работното число. От общата площ на пода се приспадат сцената или платформата за презентации, дансингът, оразмерен според очакваното участие, местата за бюфет с тяхното пространство за чакане, аудио-визуалните и технологичните зони, коридорите за достъп до задната част на залата, които заемат приблизително 10 до 15 процента от площта на предната част на залата, и практическият буфер за комфорт от 8 до 10 процента за геометрия на помещението и неравности в обзавеждането. Референтният показател на човек се прилага само за използваемата част, оставаща след всички тези приспадания.

Референтни стойности за пространство на човек по конфигурация, приложени към използваемата площ след приспадане:

Стандарти за пътеки и свободно пространство за банкетни зали

Повечето проблеми с пренаселеността на разположението на залите са проблеми с пътеките. Недостатъчното разстояние между масите рядко се вижда при изчисление на капацитета. То се проявява, когато гостите сядат в началото на обслужването, когато персоналът работи на пода по време на курс и когато цяла секция се изправи наведнъж в края на събитието.

❒ Главни пътеки и сервизни коридори

Главните пътеки и сервизните коридори трябва да бъдат планирани като пътеки със специфични работни места. Пътеките за гости трябва да осигуряват естествено движение до местата за сядане, тоалетните и изходите, без да се пресичат местата за обслужване. Сервизните коридори трябва да осигуряват двупосочно движение, носене на подноси, превоз с автобус и от време на време колички, без да се налага персоналът да се промъква между столове с издърпани назад. Напречните пътеки също са от значение. Дългите пътеки между масите трябва да бъдат прекъснати, така че гостите и сервитьорите да не са принудени да вървят по цялата дължина на реда, за да стигнат до центъра на стаята.

Използвайте разстоянията между масите, установени в стъпката за конфигурация на местата за сядане, като базова линия, след което валидирайте пътеките с оглед на тяхното оптимално състояние. Столове извадени, няколко души, стоящи и преминаващи, и персонал, движещ се в двете посоки, сякаш носи подноси. Ако пътеката не издържи този тест, тя ще се провали и по време на обслужване.

❒ Разстояние между масите и издърпване на стола назад

Разстоянието между масите трябва да се проверява с издърпани столове, а не само чрез измерване на ръбовете на масите. Един прост тест е дали двама гости могат да минат, докато съседните места са заети, и дали персоналът може да се движи в двете посоки, без да докосва столове. Проведете този тест в реални условия, с няколко души, стоящи, столове, изместени назад, и сервитьори, движещи се сякаш носят подноси.

Когато стаята се усеща тясна, проблемът често се възприема като пренаселеност, не само с сантиметри. Гостите забелязват кога трябва да се обърнат настрани, за да минат, кога стоенето ги принуждава да заемат нечие друго пространство или кога обслужването се докосва до столове и рамене. Дори ако разположението технически отговаря на хартия, в момента, в който столовете са заети и започне движение, дискомфортът се проявява бързо. Ето защо разстоянието трябва да се валидира в движение, а не да се предполага само от измервания.

❒ Изисквания на ADA и достъпни маршрути

Съгласно указанията на US Access Board, достъпните маршрути през банкетна зала изискват минимална светла ширина от 91 см, с пространства за преминаване от 152 см, където маршрутите се стесняват. На практика, достъпният път трябва да бъде начертан на плана на етажа, преди да започне разполагането на масите, и да се третира като защитен коридор, а не като остатъчен маршрут, притиснат между масите.

Достъпните места за сядане трябва да попадат на тези маршрути на масите за хранене в хотелиерството с пространство за коленете и краката, подходящо за достъп в инвалидни колички. Съответствието с ADA добавя изискване за реална площ към изчислението на капацитета. Стая, планирана единствено въз основа на критерии на човек, без достъпен маршрут, вероятно ще надцени броя на гостите, които могат да бъдат настанени удобно и законно.

Специфициране на маси за гостоприемство за многоформатни заведения

Местата, които са домакини на различни видове събития в една и съща зала, са изправени пред предизвикателство по отношение на спецификациите, с което еднофункционалните пространства не се сблъскват. Бална зала, която е домакин на сватба в събота, корпоративна вечеря в сряда и конферентна работна сесия в четвъртък, се нуждае от търговски маси, които могат да обслужват и трите формата от мебели, които са практични за преместване, съхранение и преконфигуриране между събитията без прекомерни разходи за труд.

Характеристиките на мебелите, които позволяват истинска гъвкавост, са по-скоро оперативни, отколкото естетически. Възможността за подреждане е важна, защото масите, които се подреждат ефективно, намаляват необходимото за съхранение място между събитията и труда, необходим за пренареждане на залата. Постоянната височина на масите в банкетните и бюфетните серии е от значение, защото когато банкетните маси и масите за сервиране са на една и съща стандартна височина, маса, първоначално поставена като бюфет, може да служи като продължение на главната маса или повърхност за показване без видимо несъответствие. Управляемото тегло на масите е от значение, защото правоъгълна маса с дължина 2,4 метра, която изисква трима души за безопасно преместване, увеличава времето, необходимо за пренареждане на залата, и физическото натоварване на персонала на събитието при многократни смени на местата.

Конферентните маси обикновено трябва да се определят и съхраняват отделно от банкетните маси, а не да се третират като взаимозаменяеми. Дълбочината на повърхността, структурните изисквания и пространственият отпечатък на конферентната маса са достатъчно различни от тези на масата за хранене, че вмъкването на едната в ролята на другата намалява качеството и на двете приложения. Местата, които инвестират в специален набор от конферентни маси, наред с инвентара си за банкети, са склонни да се преконфигурират по-ефективно и да постигат по-последователни резултати и при двата вида събития.

Защо Yumeya помага на многоформатните заведения да се стандартизират по-бързо?

Местата, които доставят своите маси за хранене за различни формати на събития, се възползват от гама от доставчици, предназначени за този пълен набор от случаи на употреба. Категорията хотелски маси на Yumeya Furniture включва документирани размери, което улеснява стандартизирането на спецификациите за различни формати за хранене, срещи и обслужване, без да се сглобяват несъответстващи продукти от множество източници. Тъй като обявите включват документирани размери, местата за провеждане на събития могат да проверят размерите, разстоянията и планирането на съхранението спрямо реалните етажни планове, преди да направят поръчка.

Заключение

Планирането на пространството за банкетни зали и събития започва с масата. Нейният вид, размери и необходимата площ определят дали всяко решение, което трябва да се вземе надолу по веригата, разстоянието между столовете, пътеките за обслужване, потокът от гости и съвпадението на конфигурацията, може да бъде успешно. Масите за гостоприемство не са взаимозаменяеми между различните функции. Кръгла банкетна маса, подходяща за гала вечеря, конферентна маса, построена за работна сесия, търговска бюфет маса, обслужваща активна линия за обслужване, и коктейлна маса, поддържаща зона за рецепция, заемат различно място на пода и изискват различно разстояние. Вземането на тези решения правилно нагоре по веригата, преди да бъде потвърден планът на етажа и преди да започне обществената поръчка, е това, което предотвратява грешките в измерванията, които никакви усилия за обслужване не могат да възстановят в деня на събитието.

Често задавани въпроси за хотелските маси

В1: Каква е разликата между банкетна маса и конферентна маса за целите на планирането на събития?

Те са създадени за различни цели. Банкетните маси са оразмерени за подреждане на място и достъп за обслужване, докато конферентните маси са създадени за работни сесии с по-дълбоко лично работно пространство и по-ясна видимост напред. Конферентните конфигурации също така изискват повече площ на човек, така че размяната на видовете маси или води до загуба на място, или намалява използваемостта.

В2: Как намалявате дългите опашки и задръстванията на масите за бюфет по време на събитие?

Отнасяйте се към бюфета като към система за движение. Използвайте няколко по-къси станции, когато е възможно, отделяйте чиниите от напитките и поддържайте изходния път свободен, за да не се връщат гостите на опашката. Планирайте отделен маршрут за зареждане на персонала, така че количките да не влизат в лентата за гости по време на пиковите часове.

В3: Как планирате прехвърлянето на конференцията към банкета в същия ден?

Третирайте го като планирано нулиране. Потвърдете броя на масите за всяка конфигурация, къде ще се съхраняват излишните маси и колко персонал е необходим, за да ги премести безопасно. Повечето места за провеждане на събития постигат по-последователни резултати, като съхраняват конферентни и банкетни маси отделно и поддържат запазен план на етажа за всеки формат.